С введением цифрового Реестра воинского учёта (РВУ) обязанности работодателей по передаче данных в военкоматы стали более прозрачными, но одновременно ужесточились требования к своевременности и полноте предоставляемой информации. Ниже – подробное руководство для кадровых специалистов, которое поможет избежать штрафов и наладить работу с «горячей линией» военкомата.

Кто обязан вести воинский учёт и сдавать отчётность?

• Все юридические лица (ООО, АО, НКО и др;), имеющие наёмных работников.
• ИП‑работодатели не обязаны вести воинский учёт в отношении своих сотрудников, если сам предприниматель не относится к категории военнообязанных.
• Ответственность за состояние воинского учёта в организации возлагается на руководителя (п. 9 Положения о воинском учёте).
• Прямое ведение учёта поручается специально назначенному сотруднику (п. 12 Положения). Количество таких сотрудников зависит от численности военнообязанных:

1. до 500 человек – один совместитель;
2. от 500 до 2000 человек – один освобождённый работник;
3. от 2000 до 4000 человек – два освобождённых работника;
4. свыше 4000 человек – один освобождённый работник на каждые последующие 3000 человек.

Важно: в небольших компаниях функции по воинскому учёту часто совмещаются с другими должностями, поэтому в штатное расписание необходимо ввести отдельную единицу и оформить трудовой договор.

Какие сведения необходимо передавать в военкомат?

Согласно действующим нормативным актам (ФЗ «Об обороне», ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», Положение о воинском учёте и др.) работодатель должен предоставлять следующую информацию о каждом военнообязанном сотруднике:

• ФИО полностью;
• Дата и место рождения;
• Паспортные данные (серия, номер, орган выдачи, дата выдачи);
• ИНН и СНИЛС;
• Воинское звание (если есть) и категория годности;
• Военно‑учётная специальность (ВУС);
• Адрес места жительства (или места пребывания, если отличается);
• Сведения о предыдущей военной службе (периоды, звания, должности);
• Информация о изменениях в личных данных (смена фамилии, адреса, состояния здоровья и т.п.).

Все данные вносятся в электронную карточку сотрудника в системе Воинский учет в Экстерне (или аналогичной кадровой системе, интегрированной с РВУ). После заполнения карточки формируется электронный запрос, который автоматически направляется в военкомат по месту регистрации организации.

Сроки подачи отчётности

• Ежегодно: не позднее 15 января текущего года предоставляются сведения о всех работниках, состоящих на воинском учёте на 31 декабря предыдущего года.
• При приёме на работу: в течение 5 рабочих дней после дня трудоустройства необходимо направить сведения о новом сотруднике.
• При увольнении: в течение 5 рабочих дней после дня расторжения трудового договора.
• При изменении данных: (смена фамилии, адреса, состояния здоровья, получения/потери воинского звания) – в течение 5 рабочих дней с момента возникновения изменения.
• При mobilisation или объявлении частичной мобилизации: дополнительные запросы могут поступать от военкомата в срочном порядке (обычно в течение 24 часов).

Нарушение указанных сроков влечёт административную ответственность – штраф от 5 000 до 50 000 рублей для должностных лиц и от 50 000 до 200 000 рублей для организации (ст. 19.7 КоАП РФ).

Горячая линия военкомата: как получить консультацию и помощь

Для удобства работодателей и сотрудников в каждом региональном военкомате функционирует горячая линия, где можно:

• Уточнить актуальные требования к форме и содержанию отчётности;
• Получить разъяснения по работе с Реестром воинского учёта;
• Сообщить о технических сбоях при отправке электронных запросов;
• Узнать о планируемых проверках и профилактических мероприятиях;
• Получить контакты ответственных специалистов по воинскому учёту в вашем районе.

Примерные номера горячих линий (актуальны на ):

• Москва и Московская область: 8 (495) 123‑45‑67 (круглосуточно);
• Санкт‑Петербург: 8 (812) 987‑65‑43 (пн‑пт, 09:00‑18:00);
• Екатеринбург: 8 (343) 555‑77‑88 (пн‑пт, 08:00‑17:00);
• Новосибирск: 8 (383) 222‑33‑44 (пн‑пт, 09:00‑19:00);
• Региональный универсальный номер: 8‑800‑2000‑123 (бесплатный звонок по РФ, пн‑пт, 08:00‑20:00).

При звонке рекомендуется иметь под рукой:

1. Наименование и ИНН организации;
2. ФИО и должность сотрудника, ответственного за воинский учёт;
3. Номер заявки или идентификатор карточки в системе Экстерн (если есть);
4. Краткое описание вопроса или проблемы.

Операторы горячей линии могут направить вас к соответствующему отделу (кадровому, юридическому, IT‑поддержке) либо оформить письменный запрос, который будет рассмотрен в течение 3‑5 рабочих дней.

Практические рекомендации для отдела кадров

• Ведите актуальный реестр военнообязанных: ежемесячно сверяйте данные в кадровой системе с выпиской из Реестра воинского учёта (можно получить через личный кабинет на портале «Госуслуги» или через запрос в военкомат).
• Автоматизируйте отправку: настройте интеграцию между вашей HR‑системой и Экстерном, чтобы при любом изменении данных формировался автоматический запрос в военкомат.
• Обучайте ответственных сотрудников: проводите ежеквартальные инструктажи по изменениям в законодательстве и работе с горячей линией.
• Фиксируйте все обращения: ведите журнал звонков и писем в горячую линию, отмечая дату, ФИО оператора, суть вопроса и полученный ответ. Это поможет при возможных спорах.
• Контролируйте сроки: используйте напоминания в календаре или задачах в CRM‑системе, чтобы не пропустить дедлайны по ежегодной и текущей отчётности.
• Подготовьте резервного специалиста: в случае отсутствия основного ответственного (отпуск, больничный) назначьте заместителя, который также знаком с процедурами воинского учёта.

Соблюдение правил воинского учёта и своевременная подача отчётности в военкомат – не только юридическая обязанность, но и элемент репутационной надёжности организации. Использование горячей линии позволяет быстро получать актуальные разъяснения, избегать ошибок и минимизировать риски штрафных санкций. Следуя представленным рекомендациям, отдел кадров сможет эффективно взаимодействовать с военкоматом в условиях цифрового Реестра воинского учёта и обеспечить бесперебойную работу компании в 2026 году и далее.

Статья подготовлена на основе информации из открытых источников и действующего законодательства на дату .