Важное примечание: Информация‚ предоставленная в запросе (Временная инструкция Минобороны России от № 205/2/588)‚ утратила силу с на основании Приказа Минобороны России от № 170. Нижеизложенная статья основана на действующем на 2026 год нормативном правовом акте — Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (утв. Приказом Минобороны РФ от № 170)‚ а также Уставе внутренней службы ВС РФ (Приказ Минобороны РФ от № 525).

Нормативная правовая основа

Деятельность делопроизводителя (сотрудника службы делопроизводства) регулируется следующим иерархическим рядом документов:

1. Федеральный закон от № 402-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в части сроков хранения и передачи в архивы).
2. Приказ Минобороны России от № 170 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации» (Основной документ).
3. Приказ Минобороны России от № 525 «Об утверждении Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации» (Режим работы‚ охрана документов‚ ответственность).
4. Приказ Минобороны России от № 710 «Об утверждении Инструкции по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации» (Работа с гостайной и несекретной информацией).
5. Внутренние нормативные акты воинской части: Положение о службе делопроизводства‚ Должностная инструкция делопроизводителя‚ Распорядок дня.

Организационное подчинение и штатное положение

Согласно п. 75 Инструкции № 170‚ в каждой воинской части организуется несекретное делопроизводство. В зависимости от штата и объема документооборота оно ведется:

• Отдельным структурным подразделением — службой (отделом) делопроизводства (в частях штатной численностью более 300 военнослужащих);
• Строевым (общим‚ административно-хозяйственным) отделом/отделением;
• Назначенным приказом командира лицами‚ ответственными за ведение делопроизводства (в малых подразделениях).

Подчинение: Начальник службы делопроизводства (старший делопроизводитель) подчиняется непосредственно начальнику штаба, первому заместителю командира части. Обычные делопроизводители подчиняются начальнику службы делопроизводства.

Квалификационные требования к кандидату

На должность делопроизводителя (в т.ч. по контракту) назначаются лица (п. 78 Инструкции № 170)‚ которые:

• Обладают специальными знаниями в области делопроизводства‚ архивного дела‚ офисного управления;
• Владеют навыками работы на ЭВМ‚ знанием программ автоматизированного делопроизводства (АСУ «Делопроизводство»‚ «Документ» и др.);
• Способны обеспечить сохранность служебных документов и изданий;
• Твердо знают требования Инструкции по делопроизводству‚ Инструкции по режиму секретности и Устава внутренней службы;
• Прошли проверку по форме (для допуска к гостайне — соответствующий допуск).

Основные должностные обязанности (согласно Инструкции № 170‚ Уставу ВС РФ)

Обязанности делятся на функциональные блоки; Если в службе работает несколько человек‚ обязанности распределяются между ними приказом командира (п. 78 Инструкции).

Организация документооборота и регистрация

• Прием и регистрация всех поступивших воинскую часть служебных документов (бумажных и электронных) в журналы учета (Журнал регистрации входящих документов‚ Журнал регистрации исходящих документов‚ Журнал регистрации внутренних документов) или в АСУ делопроизводства.
• Простановка реквизитов на документах: индекса‚ даты регистрации‚ регистрационного номера‚ грифа секретности (при наличии)‚ отметки о исполнителе.
• Сортировка и распределение входящей корреспонденции по исполнителям в соответствии с указаниями командира (начальника штаба) и предметной компетенцией отделов.
• Контроль своевременности регистрации документов (в день поступления) и передачи на исполнение.

Работа с исполнительской дисциплиной и контролем

• Доклад командованию о поступивших документах‚ требующих срочного решения или личного ознакомления командира.
• Контроль за сроками исполнения поручений‚ распоряжений‚ приказов: ведение контрольных карточек‚ еженедельная (или ежедневная) выдача исполнителям и начальникам отделов справок о просроченных документах.
• Организация контроля за исполнением поручений вышестоящих органов‚ проверяющих органов‚ прокуратуры.
• Подготовка проектов ответов на обращения граждан‚ юридических лиц‚ запросов вышестоящих органов по согласованию с исполнителями.

Формирование и оформление дел (Делообразование)

• Составление номенклатуры дел воинской части на год (утверждается командиром части до 1 декабря предшествующего года).
• Формирование дел в соответствии с номенклатурой: сбор документов‚ их хронологическое или систематическое упорядочивание внутри дела.
• Оформление дел: заполнение обложек дел (формы № 1‚ № 1-а или аналогичных по Инструкции)‚ составление внутренних описей документов.
• Нумерация листов в делах‚ скрепление‚ прошивка‚ опечатка (для дел длительного хранения).

Хранение‚ учет и выдача документов

• Обеспечение режима хранения: документы хранятся в запираемых и опечатываемых шкафах/сейфах (п. 76 Инструкции № 170). Ключи от шкафов/помещений сдаются под расписку дежурному по части по окончании рабочего дня.
• Выдача документов и дел исполнителям только под роспись в журнале выдачи (или электронном журнале АСУ). Запрещена выдача оригиналов приказов‚ распоряжений‚ документов строгой отчетности в личные руки без контроля.
• Контроль за сохранностью выданных документов у исполнителей‚ требование их возвращения в службу делопроизводства по истечении необходимости или срока.
• Учет печатей‚ штампов‚ бланков строгой отчетности (если не ведется секретным отделом)‚ копировально-множительной техники‚ факсов‚ ЭВМ.

Архивное дело и работа с архивом части

• Подготовка дел к сдаче в архив части: проверка полноты‚ правильности оформления‚ составления описей.
• Сдача дел в архив части в установленные сроки (обычно в 1-м квартале года следующего за годом окончания дела) по актам приема-сдачи.
• Выдача дел из архива по запросам исполнителей‚ следователей‚ судов‚ прокуратуры под роспись.
• Участие в экспертизе документов по истечении сроков хранения: отбор к уничтожению или продлению хранения (Акт экспертизы документов).
• Организация уничтожения документов (переработка в макулатуру) по актам экспертизы с составлением Акта уничтожения в присутствии комиссии.

Техническое обеспечение и автоматизация

• Ведение делопроизводства в АСУ «Делопроизводство» (или иной принятой в ВС РФ системе): создание электронных дел‚ привязка сканов‚ электронная регистрация‚ контроль сроков.
• Обеспечение информационной безопасности при работе с ЭВМ: использование сертифицированных СЗИ‚ соблюдение регламентов доступа.
• Организация копирования‚ сканирования‚ печати документов с учетом режима секретности.

Особенности режима работы и безопасности (п. 76‚ 77 Инструкции № 170‚ Устав ВС РФ)

Ответственность делопроизводителя

За неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей делопроизводитель несет ответственность в соответствии с законодательством РФ и Уставом ВС РФ:

1. Дисциплинарная (ст. 192 ТК РФ‚ ст. 339 УК РФ для военнослужащих): выговор‚ строгий выговор‚ предварительное увольнение со службы (для офицеров/прапорщиков)‚ лишение воинского звания.
2. Материальная (ст. 238 ТК РФ‚ ст. 1064 ГК РФ‚ Указ Президента РФ № 1237): возмещению ущерба‚ причиненного утратой документов‚ печатей‚ бланков строгой отчетности‚ порчей архива.
3. Административная (КоАП РФ): ст. 13.19 (нарушение правил ведения архивного дела)‚ ст. 19.5 (неисполнение законного распоряжения должностного лица).
4. Уголовная (УК РФ): ст. 283 (незаконное получение сведений‚ составляющих государственную тайну)‚ ст. 284 (разглашение гостайны)‚ ст. 291 (подделка документов)‚ ст. 293 (халатность — при тяжких последствиях утраты дел).

Типовые ошибки и риски в работе (на практике)

• Нарушение сроков регистрации (регистрация «под прошедшими числами» или накопительным итогом).
• Отсутствие номенклатуры дел или ее несоответствие реальной деятельности части.
• Хранение дел у исполнителей годами без сдачи в архив части («залежи» в столах офицеров).
• Несвоевременная сдача ключей/опечатка помещения дежурному по части.
• Работа в АСУ «в отрыве» от бумажного оригинала (нет сканов‚ нет привязки файлов к карточке документа).
• Уничтожение документов без акта экспертизы и комиссии;

Должностные обязанности делопроизводителя воинской части, это не просто «сортировка бумаг»‚ а обеспечение управленческой эффективности командира и штаба. Качество делопроизводства напрямую влияет на: законность приказов и распоряжений‚ исполнительскую дисциплину‚ сохранность прав военнослужащих (личные дела‚ расчеты)‚ готовность части к проверкам (ВК‚ прокуратура‚ вышестоящие штабы) и соблюдение режима секретности.

Ключевой принцип: «Ни один документ не должен быть потерян‚ ни одно поручение — забыто‚ ни одно дело — неоформлено».

Данная статья носит информационно-справочный характер. Для решения конкретных вопросов организации делопроизводства в конкретной воинской части необходимо руководствоваться Приказом Минобороны РФ № 170‚ Положением о службе делопроизводства данной части и указаниями командира (начальника штаба).