Обращение в архив за справкой или копией документа — стандартная процедура, но для получения результата важно правильно оформить запрос. В этой статье мы подробно разберем, как написать заявление в Тамбовское областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Тамбовской области» (ТОГБУ ГАТО), какой образец использовать, куда отправлять документы и какие контакты актуальны на 2026 год.
Общие правила составления письменного запроса
Согласно законодательству об архивном деле и порядку работы с обращениями граждан, запрос в архив должен быть написан в свободной форме, но обязательно содержать определенные реквизиты. Несоблюдение формы может стать основанием для отказа или возвращения запроса без рассмотрения (например, если текст не поддается прочтению или вопрос не входит в компетенцию архива).
Обязательные реквизиты заявления:
- Шапка: Наименование учреждения, «Директору ТОГБУ «Государственный архив Тамбовской области»».
- Данные заявителя: Полные ФИО, адрес проживания (почтовый индекс, область, город, улица, дом, квартира) для обратной связи, номер контактного телефона, адрес электронной почты.
- Суть запроса: Четко сформулированный вопрос или просьба (например: «Прошу выдать справку о месте рождения…», «Прошу предоставить копию метрической записи…»).
- Идентифицирующая информация: ФИО человека, по которому запрашивается информация; даты рождения/смерти/брака; наименование населённого пункта (село, деревня, город), волости, уезда, губернии (по старому делению) или района/области (по новому); название фонда, описи, дела (если известны из описей/путеводителя).
- Цель обращения: Укажите, для чего нужна справка (пENSIONное оформление, подтверждение гражданства, судебный процесс, родословная и т.д.). Это помогает архивистам определить поисковые критерии.
- Способ получения ответа: По почте (указать точный адрес с индексом), лично в читальне или на электронную почту (если архив предоставляет такую услугу).
- Подпись и дата: Личная подпись заявителя и дата составления.
Образец заявления (Шаблон)
Ниже приведен универсальный образец, который можно адаптировать под вашу ситуацию; Текст можно написать от руки (разборчиво!) или напечатать на компьютере.
Адрес: 392000, Тамбовская область, г. Тамбов, ул. Советская, д. 107
От кого: [Ваши полные ФИО]
Проживающий по адресу: [Ваш полный почтовый адрес с индексом]
Телефон: [+7 (XXX) XXX-XX-XX]
E-mail: [ваш@email.ru]
ЗАЯВЛЕНИЕ
(Запрос архивной справки / копии документа)
Прошу вас предоставить мне следующую архивную информацию:
Справку о рождении / браке / смерти / месте жительства (выберите нужное) в отношении:
ФИО: [ФИО искомого лица полностью]
Дата события: [День, месяц, год, примерное или точное]
Место события: [Населенный пункт, волость/район, уезд/губерния на момент события]
Родители/Супруг(а): [ФИО родителей или супруга(и), если известны]
Копию документа (метрической записи, ревизской сказки, confesionalного списка и т.д.):
[Укажите детали, если известны: Фонд №, Опись №, Дело №, Лист № — можно посмотреть в электронном каталоге на сайте архива].
Цель обращения: [Например: для оформления пенсии / получения паспорта гражданина РФ / судебного разбирательства / составления родословной].
Прошу направить ответ (справку/копию/мотивированный отказ) по моему почтовому адресу, указанному в шапке заявления / на электронную почту / готовить к выдаче в читальне архива.
Приложения:
Копия паспорта РФ (страницы с фото и пропиской) — обязательно для идентификации.
Копия документа, подтверждающего родственные отношения (свидетельство о рождении/браке, решение суда и т.д.) — если запрашиваете данные не о себе.
Квитанция об оплате услуг (если услуга платная, уточните реквизиты в архиве).
[Дата составления] г. Подпись: _____________ / [Расшифровка подписи]
Куда и как отправить запрос
Существует несколько способов обращения в ТОГБУ ГАТО:
А) Почтовое отправление (Почта России)
Рекомендуется отправлять ценным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении. Это гарантирует доказательство факта отправки и получения.
Адрес: 392000, Тамбовская область, г. Тамбов, ул. Советская, д. 107
Б) Электронная почта
Согласно информации на портале «Архивы России» и ресурсах архива, рабочий адрес для обращений:
E-mail: gatoarh@tambov.gov.ru
Примечание: При отправке по e-mail сканы паспорта и заявления должны быть читаемыми. Уточните в теле письма или при звонке, принимают ли они запросы в электронном виде без усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП), так как для официальных ответов часто требуется идентификация личности.
В) Портал «Госуслуги» (ЕПГУ / РПГУ)
Многие архивные услуги (выдача справок, копий документов) доступны через Единый портал госуслуг (gosuslugi.ru). Это самый удобный способ: не нужно искать реквизиты, платежи производятся онлайн, сроки регламентированы. Найдите услугу «Предоставление архивной справки» или «Предоставление копии архивного документа» и выберите ведомство «Архив Тамбовской области».
Г) Личный визит в читальню
Вы можете прийти лично для консультации или подачи запроса.
Адрес читальни: г. Тамбов, ул. Советская, д. 107.
Режим работы читальни (уточняйте по телефону перед визитом!): Обычно будни, но часы приема посетителей могут отличаться от часов работы архива в целом.
Контакты ТОГБУ «Государственный архив Тамбовской области»
Используйте следующие актуальные контакты для уточнения деталей (стоимость услуг, сроки, наличие дел в фондах, режим работы):
| Параметр | Значение |
|---|---|
| Полное наименование | Тамбовское областное государственное бюджетное учреждение «Государственный архив Тамбовской области» (ТОГБУ ГАТО) |
| Почтовый адрес | 392000, Тамбовская область, г. Тамбов, ул. Советская, д. 107 |
| Электронная почта | gatoarh@tambov.gov.ru |
| Телефоны справки / приемной | (код 8-4752) 72-46-96, 72-32-86 |
| Официальный сайт / Электронный каталог | gatoarh.tambov.gov.ru (здесь можно поискать фонды по ключевым словам перед написанием запроса) |
| Карта / Навигатор | 2ГИС, Яндекс.Карты — «Государственный архив Тамбовской области», ул. Советская, 107. Есть доступный вход для маломобильных граждан. |
Важные нюансы и советы
- Поиск по электронному каталогу. Перед написанием запроса зайдите на сайт gatoarh.tambov.gov.ru в раздел «Электронный каталог» или «Информационно-справочная система». Если вы найдете конкретный фонд, опись и дело, укажите их номера в заявлении — это ускорит поиск в разы и снизит стоимость услуги (поиск по известным реквизитам дешевле, чем тематический поиск).
- Подтверждение родственных связей. Если вы запрашиваете данные не о себе, а о предках/родственниках, обязательно приложите копии документов, подтверждающих родство (цепочка свидетельств о рождении/браке до искомого лица). Без этого архив имеет право отказать в выдаче сведений, содержащих персональные данные (ст. 22 ФЗ-125 «Об архивном деле в РФ»).
- Платность услуг. Выдача архивных справок и копий документов для физических лиц, как правило, является платной услугой (кроме случаев, установленных законом, например, для ветеранов ВОВ, реабилитированных и т.д.). Тарифы уточняйте по телефонам или на сайте в разделе «Платные услуги». Оплата производится по реквизитам архива (через банк или на Госуслугах). Квитанцию приложите к запросу.
- Сроки рассмотрения. Закон устанавливает срок ответа на письменное обращение — 30 календарных дней со дня регистрации в архиве. Сложные поисковые работы могут занять больше времени (об этом вас уведомят). Через Госуслуги сроки часто короче.
- Архивный отдел Администрации г. Тамбова. Не путайте областной архив (ул. Советская, 107) с Архивным отделом управления делами Администрации города Тамбова (ул. Коммунальная, 6б, тел. 72-46-96, 72-32-86, e-mail: post-arxiv@cityadm.tambov.gov.ru). Городской архив хранит документы органов местного самоуправления города Тамбова (советов депутатов, администраций), а областной — документы губернских/областных учреждений, духовных консисторий, судов, нотариатов и т.д. (до 1917 г. и советского периода области).
Чек-лист перед отправкой
- [ ] Заявление написан разборчиво/напечатано, содержатся все реквизиты (ФИО, адрес, телефон, цель).
- [ ] Указаны максимально точные данные об искомом лице (ФИО, даты, места).
- [ ] Приложена копия паспорта заявителя (разворот с фото + прописка).
- [ ] Приложены копии документов, подтверждающих родство (если запрос не о себе).
- [ ] Уточнены и оплачены реквизиты за услугу (кивитанция приложена или оплачено на Госуслугах).
- [ ] Выбран способ получения ответа (почта, емейл, лично, Госуслуги).
- [ ] Конверт отправлен ценным письмом с описью и уведомлением (если по почте).
Информация актуальна на октябрь 2026 года. Реквизиты и тарифы могут меняться, рекомендуется предварительно позвонить по телефонам 72-46-96 или 72-32-86 или проверить раздел «Контакты» / «Платные услуги» на официальном сайте gatoarh.tambov.gov.ru.