С введением с 2024 года Единого реестра воинского учета (Реестр ВУ) процедура взаимодействия работодателей с военными комиссариатами кардинально изменилась. Бумажные справки и личные визиты уходят в прошлое, уступая место электронному обмену данными. В этой статье мы подробно разберем, какие именно сведения и документы работодатель обязан передавать в военкомат в 2026 году, в какие сроки и через какие каналы, а также ответим на самые частые вопросы, поступающие на «горячие линии» по воинскому учету.

Нормативная база: на чем строится взаимодействие

Деятельность работодателей по воинскому учету регулируется иерархией нормативных правовых актов. В случае противоречий приоритет имеет закон:

• Федеральный закон от № 61-ФЗ «Об обороне»
• Федеральный закон от № 31-ФЗ «О мобилизационной подготовке и мобилизации в Российской Федерации»
• Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 8, 9, 10, 11, 21.1)
• Постановление Правительства РФ от № 1782 «О Реестре воинского учета»
• Постановление Правительства РФ от № 927 «Об утверждении Положения о воинском учете» (заменило старое Положение № 719)
• Приказ Минобороны РФ от № 400 «Об утверждении Инструкции о порядке ведения воинского учета»
• Приказ Минобороны РФ от № 680 (утвердил формы сведений для Реестра ВУ)

Кто обязан передавать сведения?

Обязанность по ведению воинского учета и передаче сведений в военкомат (теперь — в Реестр ВУ) возлагается исключительно на организации (юридические лица), независимо от формы собственности и численности штата (п. 7 ст. 8 Закона № 53-ФЗ, п. 9 Положения о ВУ).

Важно: Индивидуальные предприниматели (ИП) не обязаны вести воинский учет в отношении своих работников. ИП несет ответственность за ВУ только в отношении самого себя, если он относится к категории военнообязанных.

Категории граждан, подлежащих учету у работодателя

Работодатель ведет учет всех граждан РФ, работающих по трудовому договору (в т.ч. временных, сезонных), за исключением:

• Освобожденных от воинской обязанности (негодных по здоровью — ст. 23 Закона № 53-ФЗ);
• Проходящих военную службу по призыву или контракту;
• Женщин, не имеющих военно-учетной специальности (ВУС);
• Лиц, имеющих воинские звания офицеров и пребывающих в запасе СВР, ФСБ и др; спецорганов;
• Граждан, постоянно проживающих за пределами РФ (но работодатель должен проверить, сняты ли они с учета в военкомате).

Основные виды сведений, подлежащих передаче в Реестр ВУ

Согласно Приказу Минобороны № 680 и Положению о ВУ, работодатель передает сведения в электронном виде через личный кабинет на портале «Госуслуги. Организации» (или через операторов ЭДО/системы типа «Контур.Экстерн»). Бумажные формы больше не используются для плановой отчетности.

Сведения о принятии на работу / прекращении трудового договора

Это базовое событие, запускающее учет.

• Прием на работу: в течение 2 недель со дня вступления в силу трудового договора (п. 13 Положения о ВУ).
• Увольнение: в течение 2 недель со дня прекращения трудового договора.

Состав сведений (анкета работника): ФИО, дата и место рождения, адрес регистрации/пребывания, контактные телефоны, email, образование, ВУС, воинское звание, категория годности, данные воинского билета/удостоверения, сведения о семье, награждения, судимости, данные о прививках и т.д. (полный перечень в Приказе № 680).

Сведения об изменении учетных данных работника

Передаются в течение 2 недель с дня возникновения изменений:

• Смена ФИО, паспортных данных, адреса регистрации/пребывания, контактов;
• Получение нового образования, присвоение квалификации/ВУС;
• Изменение состояния здоровья (категории годности);
• Наличие/отсутствие судимостей;
• Изменение семейного положения;
• Присвоение воинского звания (если проходил УВЦ/ВУЦ).

Сведения о призывных мероприятиях (появления/неявки)

Работодатель обязан информировать военкомат о явке или неявке сотрудника по повестке.

• Срок: в течение 1 рабочего дня после явки/неявки (п. 14 Положения о ВУ).
• Содержание: дата получения повестки сотрудником, дата явки в военкомат или сведения о неявке с указанием причины (болезнь, командировка и т.д.).

Сведения о перемещении работников (командировки, отпуска, учеба)

Если военнообязанный уезжает за пределы района (города) на срок более 3 месяцев, работодатель уведомляет военкомат (п. 15 Положения о ВУ). Срок, 2 недели.

Ежегодные сведения (плановая отчетность)

Ранее сдавалась «Ведомость № 10» и «Ведомость № 18». Сейчас это формируется автоматически на основании актуальных данных в Реестре ВУ. Однако работодатель обязан раз в год (до 1 марта) проверить актуальность данных всех учетных лиц и при необходимости обновить их.

Сведения для планирования призыва (список к призыву)

В периоды призывных кампаний (весенней/осенней) военкомат может запросить список военнообязанных, подлежащих призыву; Работодатель формирует его из Реестра ВУ и направляет в установленные сроки (обычно за 1-2 месяца до начала призыва).

Технический порядок передачи: Реестр ВУ и личный кабинет

С 2024 года единственным легальным каналом передачи является Единый реестр воинского учета.

1. Авторизация: Ответственное лицо заходит в Личный кабинет организации на портале gosuslugi.ru (раздел «Воинский учет») или использует интегрированные сервисы (Контур.Экстерн, СБИС, 1С и др.).
2. Заполнение карточки: Вносится/обновляется информация по каждому военнообязанному сотруднику.
3. Подписание и отправка: Данные подписываются усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) руководителя или уполномоченного лица и отправляются в Реестр.
4. Статус: После прохождения контролов данные попадают в Реестр, военкомат видит их в режиме реального времени.

Внимание! Передача сведений по почте, факсу или лично в военкомат не считается исполнением обязанности (кроме случаев технической невозможности доступа к Реестру, фиксируемой актами). Штрафы применяются за несвоевременную передачу именно в электронном виде.

Организация работы по ВУ внутри компании: кто отвечает?

За состояние воинского учета в организации лично отвечает руководитель (п. 9 Положения о ВУ). Непосредственную работу ведет назначаемое должностное лицо.

Штатные нормативы (п. 12 Положения о ВУ):

Численность военнообязанных на учете	Требования к кадру
Менее 500 человек	1 совместитель (внедряется в штатное расписание, оформляется доп. соглашением/договором)
От 500 до 2000 человек	1 освобожденный от основной работы работник
От 2000 до 4000 человек	2 освобожденных работника
Каждые последующие 3000 человек	+1 освобожденный работник

Действия руководителя:

• Приказами назначить ответственных лиц и определить их функции.
• Внести изменения в штатное расписание (ввести единицу «Специалист по воинскому учету» или аналогичную).
• Обеспечить ответственного лицу доступ к Личному кабинету на Госуслугах (выпуск УКЭП).
• Утвердить локальный нормативный акт (Положение о воинском учете в организации).

Сроки передачи: шпаргалка для HR

• Прием/увольнение/изменение данных: 14 календарных дней.
• Явка/неявка по повестке: 1 рабочий день.
• Выезд на срок > 3 мес.: 14 календарных дней.
• Ежегодная актуализация (проверка): до 1 марта текущего года.
• Список к призыву: в сроки, установленные повесткой/запросом военкомата (обычно январь/июль).

Ответственность за нарушения (КоАП РФ)

Игнорирование обязанностей по ВУ грозит серьезными штрафами (ст. 5.27, 19.31 КоАП РФ):

• На должностных лиц: от 10 000 до 50 000 руб. (за повторное — до 100 000 руб. или дисквалификация на срок до 3 лет).
• На организацию: от 100 000 до 500 000 руб. (за повторное — до 1 000 000 руб. или приостановка деятельности на до 90 дней).
• За несвоевременную передачу сведений о явке/неявке: штрафы по ст. 19.31 КоАП РФ (на должностных лиц до 30 000 руб., на юрлиц до 200 000 руб.).

Горячая линия: ТОП-10 вопросов от работодателей (FAQ)

Работник принес воинский билет, но в Реестре ВУ старые данные. Что делать?

Внесите актуальные данные в карточку сотрудника в Личном кабинете и отправьте обновление (вид сведений — «Изменение учетных данных»). Срок, 2 недели с момента представления документов работником.

Сотрудник уехал за границу на 8 месяцев. Нужно ли снимать с учета?

Работодатель не имеет права снимать с учета самостоятельно. Обязанность — уведомить военкомат (через Реестр ВУ) о выезде гражданина за пределы РФ на срок более 6 месяцев в течение 2 недель. Снятие с учета производит военкомат.

Женщина-врач (имеет ВУС) уволилась. Передаем ли сведения?

Да. Женщины, имеющие военно-учетную специальность (ВУС), подлежат воинскому учету наравне с мужчинами. Сведения об увольнении передаются в 2-недельный срок.

Что делать, если у сотрудника нет воинского билета (утерян, не получал)?

В карточке Реестра ВУ указывается: «Воинский билет: отсутствует». Причина (утерян, не получал) указывается в примечаниях. Работодатель не обязан требовать восстановление документа, но обязан передать сведения о его отсутствии. Военкомат сам вызовет гражданина для оформления дубликата.

Нужно ли передавать сведения о стажерах/практикантах?

Если с ними заключен трудовой договор (в т.ч. фиксированный, сезонный) — да. Если это обучение по гражданско-правовому договору (договор возмездного оказания услуг, практика без трудового договора) — нет, они не являются работниками организации.

Как передать сведения, если ЭЦП у ответственного лица просрочена/утеряна?

Необходимо срочно выпустить новую УКЭП (на директора или уполномоченного лица по доверенности) и завести доступ в Личный кабинет. Без ЭЦП передача невозможна. На время получения новой подписи рекомендуется использовать сервисы операторов ЭДО (Контур, СБИС), где можно подписать ключом оператора (при наличии доверенности на оператора).

Пришел запрос из военкомата «Список к призыву», а у нас 5 человек; Оформляем?

Да. Даже если один военнообязанный — список формируется и передается через Реестр ВУ. Форма формируется автоматически на основании данных карточек.

Работник получил повестку на медосмотр, но в больничном. Срок 1 рабочий день сгорит?

Срок «1 рабочий день» отсчитывается от дня, когда работодатель узнал о явке/неявке. Если сотрудник на больничном — он не явился. Работодатель фиксирует: «Неявка. Причина: временная нетрудоспособность (больничный лист №… от …)» и отправляет в Реестр в течение рабочего дня после получения сведений о неявке (например, от военкомата или по факту отсутствия сотрудника на работе в день повестки).

Мы ИП с 10 сотрудниками. Мы штрафуемся за отсутствие ВУ?

Нет. ИП-работодатели освобождены от обязанностей по ведению воинского учета работников (п. 7 ст. 8 Закона № 53-ФЗ). Штрафы на ИП накладываются только за неисполнение обязанностей по ВУ в отношении себя самого (если ИП военнообязан).

Можно ли нанять аутсорсинговую компанию за деньги за ведение ВУ?

Нет. Закон (п. 12 Положения о ВУ) требует, чтобы воинским учетом занимался работник самой организации (совместитель или освобожденный). Передача этих функций сторонней организации (аутсорсингу) не снимает ответственность с руководителя и не соответствует требованиям закона о наличии штатной единицы. Консультанты/юристы могут помогать, но подписывать и отправлять отчетность должен ваш сотрудник своей ЭЦП.

Чек-лист подготовки к проверке (мониторингу) со стороны военкомата

С внедрением Реестра ВУ военкоматы перешли к удаленному мониторингу. Проверяют:

1. Есть ли у организации доступ к Личному кабинету Реестра ВУ.
2. Есть ли приказ о назначении ответственного лица с указанием функций.
3. Соответствует ли штатная единица численности военнообязанных (п. 12 Положения).
4. Актуальность данных в карточках сотрудников (нет ли «пустых» полей: ВУС, категория годности, воинское звание).
5. Своевременность отправки событий (прием, увольнение, явка по повестке), сверка дат событий и дат отправки в Реестр.
6. Наличие локального акта (Положения о ВУ в организации).

В 2026 году передача документов в военкомат — это исключительно электронное заполнение карточек в Реестре воинского учета. Главные правила: соблюдать сроки (2 недели на кадровые события, 1 день на явки по повесткам), обеспечивать актуальность анкетных данных и иметь в штате ответственного сотрудника с ЭЦП. Настройка процесса внутри компании и регулярная актуализация данных — лучшая защита от штрафов и претензий со стороны военкомата.

---

Статья подготовлена на основании действующего на года законодательства (ФЗ-53, Постановления Правительства РФ № 1782, № 927, Приказы Минобороны № 400, № 680). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому и военному праву.