Обращение в архив за справкой — это стандартная юридическая процедура, регулируемая федеральным законодательством. Ниже представлена подробная инструкция, основанная на актуальной информации с официального сайта Государственного архива Тамбовской области (tambovarchiv.ru) и требованиях Федерального закона от № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Кто может обратиться и какими способами

Заявителями (получателями государственной услуги) могут выступать как физические лица, так и юридические лица, заинтересованные в получении архивной информации.

Способы подачи заявления (запроса):

• При личном обращении — в приемной или канцелярии архива.
• Почтовым отправлением, заказным письмом с вложением и описью вложения (адрес: 392000, г. Тамбов, ул. Интернациональная, д. 47 — уточните актуальный адрес на сайте перед отправкой).
• Электронной почтой, на официальный адрес архива (обычно указан в разделе «Контакты» на tambovarchiv.ru).

Виды запросов и стоимость услуг

От вида запроса зависит стоимость и сроки исполнения. Архив разделяет запросы на три основные категории:

Важно: Если вы запрашиваете справку для Пенсионного фонда (СФР), суда, нотариуса или для получения льготы — обязательно укажите в заявлении: «Запрос социально-правового характера в целях пенсионного обеспечения / получения льготы». Это гарантирует бесплатное исполнение.

Обязательные реквизиты заявления (по ст. 9 ФЗ № 59-ФЗ)

Согласно федеральному закону, письменное обращение, не содержащее сведений о лице, направившем его, рассмотрению не подлежит, ответ не дается. В заявлении обязательно должны быть:

1. Обращение: Кому адресуется (Начальнику Государственного архива Тамбовской области).
2. Паспортные данные заявителя: Фамилия, Имя, Отчество полностью.
3. Почтовый адрес: Полный адрес (с индексом), по которому должно быть направлено официальное ответное письмо со справкой.
4. Адрес электронной почты (e-mail): Для уведомлений и дублирования ответа (если подаете по почте/email).
5. Телефон для связи: Желательно указать мобильный.
6. Сущность просьбы (тема запроса): Четко сформулированный вопрос. Пример: «Прошу выдать справку о месте рождения моей бабушки Ивановой Анны Петровны (род. 1925 г.) для оформления пенсии».
7. Входные данные для поиска: ФИО искомых лиц, даты рождения/смерти, места жительства (село, улица, дом), годы жизни в Тамбовской области, confesия (для метрических книг), социальное сословие.
8. Цель получения справки: (для ПФР, суда, нотариуса, личного архива, генеалогии). От этого зависит категория запроса и стоимость.
9. Способ получения ответа: По почте (заказным), на e-mail (скан), лично в архиве.
10. Личная подпись и дата составления.

Пошаговая инструкция: как составить текст

Шаг 1. «Шапка» документа (правый верхний угол)

Начальнику Государственного архива Тамбовской области
[ФИО начальника, если известно, иначе просто по должности]
от [Ваша Фамилия И.О.]
проживающего по адресу: [Полный почтовый адрес с индексом]
тел.: +7 (XXX) XXX-XX-XX
e-mail: [ваш@email.ru]

Шаг 2. Заголовок

ЗАЯВЛЕНИЕ (ЗАПРОС)
о предоставлении архивной справки / выписки / копии документа

Шаг 3. Основная часть (сущность просьбы)

Пишите четко, фактами. Избегайте лирики. Укажите:

• Кого ищете (ФИО полностью, женское/мужское имя до брака/после).
• Что именно ищете (запись о рождении/браке/смерти, ревизская сказка, списки приходов, делопроизводство предприятия, наградной лист и т.д.).
• Период поиска (годы жизни в регионе).
• Местность (уезд, волость, село, город, улица — чем точнее, тем быстрее найдут).
• Цель: «Для представления в Пенсионный фонд РФ / Судебный орган / Нотариальную контору / Для личного пользования».

Шаг 4. Просьба и завершение

На основании ст. 9 ФЗ № 59-ФЗ, ст. 41 ФЗ «Об архивном деле в РФ» ПРОШУ:

Выдать мне архивную справку (выписку, копию) по следующим вопросам: [перечислите конкретные вопросы/даты/ФИО].
Направить ответ на мой почтовый адрес (указан в шапке) / на электронную почту / выдать лично под роспись.
В случае платности услуг — уведомить меня о сумме и реквизитах для оплаты до начала работ.
С приложением:
Копия паспорта (страницы с фото и пропиской), обязательно для почтовой/email-подачи.
Документы, подтверждающие родственные связи (если запрос не о себе) — копии свидетельств о рождении/браке.
Копия документа, подтверждающего цель запроса (например, запрос ПФР, нотариуса) — для бесплатного исполнения.

[Дата] Подпись: _____________ / [Расшифровка подписи]

Образец заполненного заявления (Шаблон)

Ниже приведен универсальный образец. Скопируйте, вставьте свои данные и распечатайте в двух экземплярах (один останется в архиве с отметкой о принятии, второй — у вас).

Сроки рассмотрения и получение результата

Согласно информации с официального сайта архива (tambovarchiv.ru) и ст. 10 ФЗ № 59-ФЗ:

• Срок исполнения социально-правовых и тематических запросов: 30 дней с момента регистрации входящего документа в архиве.
• Продление: В исключительных случаях руководитель архива вправе продлить срок на еще 30 дней, уведомив вас об этом в письменной форме.
• Сложные запросы: Если для исполнения требуется масштабная поисковая работа (например, генеалогическое исследование по нескольким ветвям за 100 лет), архив согласовывает с вами более длительный срок.
• Результат: Вам направляют архивную справку, выписку, копии документов или мотивированный отказ (если документы не найдены или не подлежат выдаче).

Важные нюансы и советы юриста

• Копия паспорта обязательна при удаленной подаче (почта, email). Без нее запрос не зарегистрируют.
• Доказательство родства: Если спрашиваете не о себе — приложите цепочку документов (ваше св. о рождении -> св. о рождении родителя -> св. о браке и т.д.). Без этого в справке могут не указать родственные связи.
• Точность địaгнозов: Не пишите «ищите всех Ивановых в Тамбове». Архив не выполняет бессмысленный перебор. Укажите конкретную волость/село/улицу и годы жизни. Если не знаете — закажите предварительную консультацию (платную) или ищите в ревизских сказках/ confesионных росписях самостоятельно в читальне.
• Оплата: Если запрос платный (генеалогия, история дома, справка для личного интереса), архив пришлет счет. Работы начнутся только после поступления денег. Сохраняйте квитанцию.
• Электронный ответ: Уточните при подаче, готовы ли принять заверенный ЭЦП скан справки на e-mail. Это ускорит получение на недели по сравнению с «Почтой России».
• Госуслуги: Проверьте, доступна ли услуга «Предоставление архивной справки» через портал Госуслуг (gosuslugi.ru) для Тамбовской области — это самый удобный способ подачи и отслеживания статуса.

Контакты Государственного архива Тамбовской области (для проверки перед отправкой)

Адрес: 392000, г. Тамбов, ул. Интернациональная, д. 47 (актуальность уточняйте на сайте).
Сайт: tambovarchiv.ru (разделы: «Государственные услуги», «Работа с обращениями», «Контакты»).
Телефон справки/приемной: Указан на сайте в разделе «Контакты».
E-mail для запросов: Указан на сайте (обычно в разделе «Обратная связь» или «Госуслуги»).