Вызов сотрудника в военный комиссариат (военкомат) по повестке — стандартная ситуация для кадровиков и бухгалтеров, однако она требует строгого соблюдения процедуры. Ошибки в оформлении табеля, расчете среднего заработка или подготовке документов на возмещение расходов могут привести к претензиям со стороны инспекций и потере денег компанией. В этой статье подробно разбираем алгоритм действий работодателя: от получения повестки до получения компенсации от военкомата.
Правовая база: обязанности работодателя
Ключевой нормативный акт, статья 170 ТК РФ. Согласно ей:
- Работник, получивший повестку, обязан явиться в военкомат в указанное время.
- Работодатель обязан освободить его от работы на время явики в военкомат.
- В этот период сохраняется средний заработок работника.
Важно: Игнорировать повестку нельзя, даже если в ней не указана причина вызова. При отсутствии причины можно обратиться в военкомат для уточнения, но явится необходимо в любом случае.
Пошаговый алгоритм действий HR и руководителя
Шаг 1. Получение и регистрация повестки
- Сотрудник сообщает о получении повестки (лично или через почту/наработку).
- Заберите у сотрудника оригинал извещения к повестке о призыве (или его копию, если оригинал остается у сотрудника для предъявления в военкомате).
- Составьте служебную записку или отметьте в журнале учета повесток: ФИО, дату и время явики, номер повестки.
Шаг 2. Оформление отсутствия на работе (Табель учета рабочего времени)
В день посещения военкомата работник освобождается от работы. В табеле учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) ставится один из следующих кодов:
- Код «Г» (или 23) — «Отсутствие по причине исполнения государственных или общественных обязанностей» (с сохранением среднего заработка).
Примечание: Если повестка указывает конкретное время (например, с 13:00 до 16:00), а сотрудник работает в смену, освобождается только время явики. Если время не указано или требует полного дня — освобождается весь сменный день.
Шаг 3. Расчет и выплата среднего заработка
За день (часы) явики в военкомат сотрудniku выплачивается средний заработок (ср. зарплата), рассчитанный в соответствии с Постановлением Правительства РФ от № 922.
- Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующих периоду явики.
- В расчет включаются все выплаты, предусмотренные Положением № 922 (оклады, надбавки, премии системные и т.д.).
- Исключаются: разовые премии, материальная помощь, диетические питание, командировочные и др.
Шаг 4. Возмещение расходов работодателя военкоматом
Согласно ст. 4, 6 Закона «О воинской обязанности и военной службе» и п. 7 Положения о призыве, военкомат возмещает работодателю затраты на выплату среднего заработка за время явики.
Для получения компенсации необходимо подготовить пакет документов:
- Заявление от имени организации руководителю военкомата о возмещении расходов.
- Копия повестки (извещения).
- Выписка из табеля учета рабочего времени (подтверждающая код «Г»).
- Расчет листа/ведомость начисления заработной платы за период явики (подтверждающая выплату среднего).
- Расписка сотрудника в получении повестки (оригинал в военкомат, копия у вас).
- Справка о выплаченном среднем заработке (по форме военкомата или свободной).
Сроки: Документы лучше сдавать сразу после явики сотрудника. Военкомат рассматривает их и перечисляет деньги на расчетный счет организации.
Нюансы и частые ошибки
А что, если сотрудник болеет в день повестки?
Если сотрудник заболел в день, указанном в повестке, он не явится в военкомат. Действует общий порядок: сотрудник оформляет больничный лист (лист нетрудоспособности). Работодатель оплачивает больничный по общим правилам (ФСС/СФР). В военкомат необходимо сообщить о неявке по уважительной причине (предоставить копию больничного). Повторная повестка вышлется позже.
Оплата проезда до военкомата
Закон прямо не обязывает работодателя оплачивать проезд сотрудника до военкомата и обратно (в отличие от командировок). Однако расходы на проезд возмещаются самому призывнику военкоматом (п. 7 Положения о призыве). Работодатель может добровольно компенсировать проезд, но эти расходы не подлежат возмещению военкоматом организации.
Локальные нормативные акты (ЛНА)
Специальный локальный акт (приказ, положение) на каждый случай издавать не обязательно. Достаточно действующего в компании Правила внутреннего трудового распорядка и описанной выше процедуры. Однако для системной работы удобно зафиксировать порядок взаимодействия с военкоматом во внутреннем документе (например, в Положении о кадровом делопроизводстве).
Горячие линии и контакты для консультаций
Если у работодателя или сотрудника возникают спорные вопросы (правильность оформления повестки, основания для отсрочки, действия сотрудников военкомата), можно обратиться по следующим телефонам:
| Организация / Направление | Телефон горячей линии | Режим работы / Примечание |
|---|---|---|
| Единая горячая линия Минобороны РФ (вопросы призыва, воинского учета, мобилизации) | ### | Круглосуточно / Бесплатно по РФ |
| Горячая линия для налогоплательщиков (ФНС) (вопросы учета, отчетности, возмещения) | ### | Будние дни |
| Горячая линия для учащихся вузов (вопросы отсрочки, частичной мобилизации) | ### (актуальный номер уточняйте на сайте Минобрнауки) | Круглосуточно |
| Приемная военкомата (конкретного района/города) | Уточняйте на сайте mil.ru или госуслугах | Рабочие часы военкомата |
Образец пакета документов для возмещения (чек-лист для бухгалтера)
Подготовьте папку заранее, чтобы не терять времени:
- Заявление на возмещение (на бланке организации, подпись руководителя, печать).
- Копия повестки/извещения (заверенная печатью/подписью ответственного лица).
- Копия табеля (фрагмент за нужный месяц с кодом «Г», заверенная).
- Расчет среднего заработка (внутренний документ бухгалтерии: как считали, за какой период, сумма).
- Копия платежного поручения/ведомости о выплате зарплаты за этот период (подтверждение факта выплаты).
- Расписка сотрудника о получении повестки (оригинал — в военкомат).
- Справка из военкомата (иногда требуют) о факте явики гражданина (получает сотрудник в военкомате и приносит в кадры/бухгалтерию).
Резюме: главное правило
Освободили — Отметили кодом «Г» — Заплатили среднее, Сдали документы в военкомат — Получили возмещение.
Соблюдение этой цепочки гарантирует соблюдение прав сотрудника (ст. 170 ТК РФ) и финансовую безопасность организации. Воспользуйтесь горячей линией ### для уточнения актуальных требований вашего регионального военкомата, так как местные инструкции могут детализировать перечень необходимых справок.
Статья подготовлена на основании ТК РФ, Закона «О воинской обязанности и военной службе», Постановления Правительства РФ № 922 и информации из открытых источников на 2024–2026 гг. Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или юристу по трудовому праву.