Сопроводительное письмо – это официальный документ, которым организация подтверждает передачу сведений о военнообязанных сотрудниках в военный комиссариат (военкомат). Оно упрощает процесс учёта, помогает избежать недоразумений и обеспечивает соблюдение законодательных требований.

Когда необходимо оформлять сопроводительное письмо

• Ежегодная сверка данных о военнообязанных работников (как правило, раз в год).
• Приём на работу нового сотрудника, состоящего на воинском учёте.
• Увольнение сотрудника, который был на учёте.
• Изменение наименования или реквизитов организации.
• Передача личного дела сотрудника в военкомат (по требованию).

Обязательные элементы сопроводительного письма

1. Реквизиты отправителя – полное наименование организации, ИНН, КПП, юридический адрес, телефон.
2. Дата и исходящий номер – согласно внутренней нумерации документов.
3. Адресат – название военкомата, его адрес, должность ответственного лица (например, «Начальнику отдела воинского учёта»).
4. Тема письма – кратко указывает цель (например, «Сопроводительное письмо о представлении сведений для сверки»).
5. Основной текст – описание прилагаемых документов и цель их подачи.
6. Перечень приложений – список всех вложенных форм и справок (форма № 9, уведомления о приёме/увольнении и т.д.).
7. Подписи – ответственного специалиста (кадровика, бухгалтера) и, при необходимости, руководителя организации; печать организации.

Примеры сопроводительных писем

Пример 1. Сопроводительное письмо о сверке данных (ежегодная проверка)

ООО «Альфа‑Тех»
ИНН ###, КПП 770101001
Юр. адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5
Тел.: +7 (495) 123‑45‑67
Факс: +7 (495) 123‑45‑68

Исх. № 2026‑045
от 14 октября 2026 г.

В военный комиссариат по г. Москве
ул. Военная, д. 15
Начальнику отдела воинского учёта
Иванову И.И.

Сопроводительное письмо
о представлении сведений для сверки с военным учётом

В соответствии с пунктом 4.2 Положения о воинском учёте (Приказ Минобороны РФ № 719 от ) направляем вам сведения о военнообязанных работниках ООО «Альфа‑Тех» для проведения ежегодной сверки.

Прилагаем:
Сведения о военнообязанных сотрудниках (форма № 9) – 2 листа.
Список сотрудников, принятых на работу за отчётный период – 1 лист.
Список уволенных сотрудников за отчётный период – 1 лист.
Копии приказов о приёме и увольнении (заверенные) – 3 листа.

Просим подтвердить получение документов и, в случае выявления несоответствий, сообщить о необходимости уточнения данных.

С уважением,
Петрова А.С.
Начальник отдела кадров
ООО «Альфа‑Тех»

М.П.

Пример 2. Сопроводительное письмо при приёме на работу военнообязанного

ИП Сидоров Владимир Петрович
ИНН ###
Юр. адрес: 654321, г. Санкт‑Петербург, пр. Невский, д. 25
Тел.: +7 (812) 987‑65‑43
Исх. № 2026‑012
от 14 октября 2026 г.

Военный комиссариат Адмиралтейского района
ул. Морская, д. 5
Начальнику отдела воинского учёта
Сидорову С.С.

Сопроводительное письмо
о представлении сведения о приёме на работу военнообязанного гражданина

Сообщаем, что в штат ИП Сидорова В.П. принят гражданин РФ
Кузнецов Дмитрий Александрович, 1990 г.р., состоящий на воинском учёте в военкомате Адмиралтейского района (воинская учётная специальность – водитель категории «C»).

Прилагаем:
Уведомление о приёме на работу (форма № 2‑У) – 1 лист.
Копия трудового договора (заверенная) – 2 листа.
Копия военного билета гражданина Кузнецова Д.А. – 1 лист.

Просим принять к сведению и внести изменения в учётные данные.

С уважением,
Сидоров В.П.
ИП Сидоров Владимир Петрович

М.П.

Пример 3. Сопроводительное письмо при увольнении сотрудника

ЗАО «Бета‑Сервис»
ИНН ###, КПП 770501001
Юр. адрес: 111222, г. Екатеринбург, ул. Трудовая, д. 7, офис 3
Тел.: +7 (343) 555‑77‑88

Исх. № 2026‑078

от 14 октября 2026 г.

Военный комиссариат Свердловской области
ул. Советская, д. 20
Начальнику отдела воинского учёта
Петрову П.П.
Сопроводительное письмо
о представлении сведения об увольнении военнообязанного сотрудника

Уведомляем, что с г. уволен по собственному желанию сотрудник
Морозов Сергей Владимирович, 1985 г.р., состоящий на воинском учёте в военкомате Свердловской области (воинская учётная специальность – оператор станков с ЧПУ).

Прилагаем:
Уведомление об увольнении (форма № 3‑У) – 1 лист.
Копия приказа об увольнении (заверенная) – 1 лист.
Копия трудовой книжки (страница с записью об увольнении) – 1 лист.
Копия военного билета Морозова С.В. – 1 лист.

Просим внести соответствующие изменения в учётные данные и подтвердить получение документов.

С уважением,
Кузнецова Е.М.
Начальник отдела кадров
ЗАО «Бета‑Сервис»

М.П.

Как отправить сопроводительное письмо в военкомат

• Лично в канцелярию военкомата (получить подтверждение о приёме – входящий номер и дату).
• По почте с описью вложения и уведомлением о вручении (рекомендуется отправлять заказным письмом).
• Через электронный документооборот, если у организации и военкомата настроен защищённый канал (например, через ЕСИА или специализированную систему «Воинский учет»).

Горячая линия военкомата: как получить консультацию

Для уточнения вопросов оформления сопроводительных писем, сроков подачи документов и требований к их содержанию можно воспользоваться горячей линией соответствующего военкомата. Обычно номер телефона указывается на официальном сайте регионального военного комиссариата.

Пример контактных данных (уточняйте на сайте вашего региона):

• Горячая линия военкомата г. Москвы: +7 (495) 123‑45‑67 (круглосуточно).
• Горячая линия военкомата Санкт‑Петербурга: +7 (812) 987‑65‑43 (пн‑пт, 09:00‑18:00).
• Единый справочный телефон Минобороны РФ по вопросам воинского учёта: 8 (800) 200‑01‑02 (бесплатный звонок по России).

При звонке подготовьте:

1. Наименование и ИНН организации.
2. Номер и дату сопроводительного письма (если уже отправлено).
3. Конкретный вопрос (например, «Какие формы необходимо приложить при сверке?» или «В какой срок нужно уведомить об увольнении?»).

Советы и типичные ошибки

• Не забывайте о печати – если у организации есть печать, её ставить обязательно.
• Проверяйте реквизиты военкомата – ошибочный адрес приводит к задержкам.
• Соблюдайте сроки – например, уведомление об приёме/увольнении направляется в течение 5 рабочих дней с момента события.
• Два экземпляра – один остаётся у организации, второй отправляется в военкомат.
• Используйте актуальные формы – формы № 9, № 2‑У, № 3‑У и другие периодически обновляются; следите за изменениями на сайте Минобороны РФ.

Сопроводительное письмо в военкомат – важный элемент воинского учёта на предприятии. Правильное оформление и своевременная подача документов позволяют избежать штрафов, упрощают взаимодействие с военными органами и обеспечивают прозрачность кадрового учёта. Используйте представленные примеры как шаблоны, адаптируя их под специфику вашей организации, а при возникновении вопросов обращайтесь на горячую линию соответствующего военкомата;

Информация актуальна на г. Перед отправкой документов рекомендуется уточнить текущие требования на официальном сайте вашего регионального военного комиссариата.