Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Вопросы сроков хранения документов, образующихся в деятельности Министерства обороны Российской Федерации (МО РФ), регулируются сложной системой нормативных правовых актов: от федеральных законов до ведомственных приказов и номенклатур воинских частей. Данная статья систематизирует актуальную информацию о сроках хранения основных категорий документов и предоставляет сведения о контактных каналах для обращений граждан и организаций.

Нормативная правовая база

Фундаментом архивного дела в ведомстве является Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 6, ч. 3). На его основе действуют:

Приказ Росархива от — утвержден «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения». Этот документ является базовым для формирования ведомственных номенклатур.
Приказ Министра обороны РФ от № 270 (с изм. и доп.) — «Об организации делопроизводства в Вооруженных Силах Российской Федерации». Регламентирует ведение, формирование и оформление дел, книг, журналов, составление номенклатур дел.
Приказ Министра обороны РФ от № 150 — «Об организации в Вооруженных Силах Российской Федерации представительства в судах». Устанавливает правила хранения журналов, дел и оригиналов доверенностей судебного представительства.
Приказ МО РФ № 205/2/588 — установил специфические сроки хранения документов процедур размещения заказов на поставки товаров, выполнение работ, оказание услуг для нужд МО РФ (Приложение 8).

Основные категории документов и сроки хранения

Сроки хранения устанавливаются в номенклатуре дел структурного подразделения, утверждаемой ежегодно руководителем органа (войсковой части, организации) с согласованием архивного органа или уполномоченного по архивному делу лица.

Документы по личному составу (кадровые)

Это наиболее запрашиваемая категория. Сроки хранения значительно изменились по сравнению с советским периодом (Перечень Главархива СССР 1988 г., где срок составлял 75 лет ЭПК минус возраст).

Личные дела офицеров, прапорщиков, мичманов, сержантов и матросов (матросов, солдат) срочной службы, а также граждан, проходящих альтернативную гражданскую службу: хранятся в воинских частях/организациях 3 года после увольнения/перевода, затем передаются в архивы МО РФ (Центральный архив МО РФ, архивы округов/флотов) для хранения 75 лет (срок постоянного хранения для документов, содержащих сведения о трудовом стаже, пенсионных правах).
Личные дела генералов и адмиралов, офицеров запаса: срок хранения — 75 лет (постоянное хранение в архивах МО РФ).
Рольовые списки, описи к личным делам, контрольные карточки движения личных дел: хранятся совместно с соответствующими личными делами.
Документы по учету военнообязанных и призывникам: хранятся в военкоматах (военно-учетных специальных отделениях) в установленные законом сроки (как правило, до достижения гражданином максимального возраста пребывания в запасе или постоянное хранение для отдельных категорий).

Документы контрактной и закупочной деятельности

Согласно Приказу МО РФ № 205/2/588 (Приложение 8), документы процедур размещения заказов (госконтрактов, контрактов) подлежат хранению структурными подразделениями, обеспечивающими закупки. Сроки установлены в зависимости от этапа:

Документы этапа планирования закупок — 5 лет после завершения финансового года.
Документы этапа определения поставщика (подрядчика, исполнителя) — 10 лет после исполнения обязательств по контракту.
Документы этапа исполнения контракта (акты приема-передачи, счета-фактуры, реестры) — 10 лет после полного исполнения обязательств.
Журналы учета закупочной документации — 10 лет.

Бухгалтерские и финансовые документы

Регулируются Федеральным законом от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» и типовыми перечнями Росархива.

Годовые отчеты (бухгалтерская, статистическая) — постоянное хранение.
Первичные учетные документы (накладные, чеки, платежные поручения), книги учета, не менее 5 лет после составления (для налоговых целей часто требуется 5-6 лет).
Инвентаризационные описи, акты — 5 лет после составления.

Управленческие и оперативные документы

Приказы, директивы, распоряжения министра, начальников родов войск/видов ВС (основные по деятельности), постоянное хранение.
Приказы по воинским частям (оперативные, по личному составу) — 50 лет (передаются в архивы МО РФ).
Журналы регистрации входящей/исходящей корреспонденции — 5 лет.
Доклады, записки, справки, планы работы, отчеты о выполнении задач — 5–10 лет в зависимости от значения.

Документы судебного представительства

В соответствии с Приказом № 150 от :

Журналы учета доверенностей представителей МО РФ в судах — хранение в срок действия доверенности + 3 года.
Дела по судебным искам с участием МО РФ — 10 лет после вступления решения в законную силу (с передачей в архив).

Процедура хранения и передачи в архивы

Схема хранения документов в МО РФ трехзвенная:

Текущее хранение (в структурном подразделении/войсковой части): Документы временного хранения (до 10 лет) остаются в создавшем их подразделении (канцелярии, кадровых отделах, финансовых службах) до истечения срока хранения или до формирования дела для передачи в архив.
Промежуточное хранение (архивы воинских частей/организаций): Документы со сроками хранения 10 лет и более после завершения дела (окончания года) хранятся в архиве воинской части/организации 3 года.
Постоянное/Долговременное хранение (ведомственные архивы МО РФ): По истечении 3 лет документы передаются в Центральный архив Министерства обороны (ЦА МО РФ) или в архивы военных округов/флотов/военной полиции для постоянного или долговременного хранения.

Важно: Уничтожение документов производится только по актам экспертизы документов (комиссии по делам архива) с соблюдением процедуры, установленной Приказом Росархива и ведомственными инструкциями.

Контакты для обращений граждан и организаций

Обращения касательно предоставления архивных справок, копий документов, восстановления прав (пенсионных, жилищных, наградных) направляются в зависимости от категории документа и срока его хранения.

Центральный архив Министерства обороны РФ (ЦА МО РФ) — Главный ведомственный архив

Хранит фонды центрального аппарата МО РФ, Генерального штаба, штабов родов войск/видов ВС, а также личные дела генералов/адмиралов, офицеров запаса, документы о награждении, потерях (ВОВ и послевоенный период).

Адрес: 121357, г. Москва, ул. Большая Покровская, д. 23 (или актуальный адрес на официальном сайте МО РФ / Госуслуги).
Телефон справки/приемной: +7 (495) актуальные номера уточняйте на сайте structure.mil.ru или portal.gosuslugi.ru.
Электронная почта (для официальных запросов): через систему «Электронное обращение» на сайте structure.mil.ru (раздел «Обращения граждан») или через портал Госуслуги (раздел «Министерство обороны» → «Предоставление архивных справок»).
Режим работы приемной: Обычно пн–пт с 9:00 до 18:00 (перерыв 13:00–14:00), но обязательно подтверждайте перед визитом.

Архивы военных округов, флотов, объединений

Хранят документы воинских частей, расположенных на соответствующей территории, личные дела срочников, сержантов, прапорщиков (после передачи из частей).

Архив Московского военного округа / Западного военного округа (для частей, дислоцированных в ЦФО/ЗФО).
Архив Южного военного округа (Ростов-на-Дону).
Архив Центрального военного округа (Екатеринбург).
Архив Восточного военного округа (Хабаровск/Улан-Удэ).
Архивы Северного, Тихоокеанского, Черноморского флотов, Каспийской флотилии.

Контакты конкретного архива округа/флота лучше всего уточнять через:

Официальный сайт соответствующего округа/флота (раздел «Архив» или «Обращения граждан»).
Портал «Госуслуги» — сервис «Получение архивной справки из ведомственного архива МО РФ».
Телефоны штаба округа/флота (справочная).

Военно-учетные специальные отделения (ВУСО) / Военкоматы

Для справок по учету военнообязанных, призыву, военным билетам, свидетельствам участника боевых действий (если дело не передано в архив).

Обращение — по месту жительства (регистрации) через Госуслуги или лично в военкомат.

Воинские части (для актуальных документов)

Если с момента увольнения/события прошло менее 3 лет, документы (личное дело, медицинская карта, служебная характеристика) могут находиться в архиве воинской части.

Обращение: через командующего (начальника) части, службу делопроизводства или архив части. Контакты части — на сайте МО РФ или через горячую линию МО РФ.

Порядок подачи запроса (алгоритм действий)

Определите категорию документа: личное дело, справка о службе, награда, ранение, договор/закупка, бухгалтерия.
Определите срок и место хранения:
- До 3 лет после создания/увольнения — воинская часть / организацию-создатель.
- Свыше 3 лет (личные дела офицеров, генералов, награды, потери ВОВ), ЦА МО РФ.
- Свыше 3 лет (личные дела срочников, сержантов, матросов частей конкретного округа), Архив военного округа/флота.
Подготовьте пакет документов:
- Заявление (в свободной форме или по бланку Госуслуг) с указанием ФИО, даты рождения, номера В/Б, воинского звания, лет службы/случая, цель справки.
- Копия паспорта (разворот с фото и пропиской).
- Документы, подтверждающие родственные связи (если запрашивает родственник: свидетельство о рождении/браке, паспорт запрашивающего).
- Доверенность (если действует представитель), нотариально заверенная.
Отправьте запрос:
- Электронно (приоритетно): Портал Госуслуг (сервис «Предоставление архивных справок из ведомственных архивов МО РФ») или сайт МО РФ (structure.mil.ru, «Обращения граждан»). Это дает регистрационный номер и контроль сроков (30 дней по закону, сложные случаи, до 3 мес.).
- Почтой (заказным письмом с вложением): На адрес соответствующего архива.
- Лично: В приемной архива (предварительно уточните режим).

Особенности и частые ошибки

Не путать ЦА МО РФ и ЦАМО (Центральный архив Министерства обороны) с РГВА (Российским государственным военным архивом). РГВА (ул. Большая Дмитровка) хранит фонды до 1917 г. и ВОВ (фунды Начальства штаба Красной Армии, народных комиссариатов обороны). ЦА МО РФ хранит фонды с 1992 г. (и частично позднесоветские, переданные из РГВА).
Сроки рассмотрения: Закон устанавливает 30 дней на предоставление справки. Для сложных поисков (например, уточнение места потерь в ВОВ) срок может быть продлен до 3 месяцев с уведомлением заявителя.
Платность: Выдача архивных справок гражданам для реализации социальных прав (пенсия, жилье, льготы, награждение) — бесплатно. Для коммерческих целей или сложных генеалогических исследований — возможно платное оказание услуг по тарифам архива.
Электронные копии: Многие архивы МО РФ переходят на выдачу заверенных электронных копий (на портале Госуслуг или по защищенным каналам связи), что ускоряет процесс.

Ключевые ресурсы для самопроверки

Официальный сайт МО РФ: structure.mil.ru (Разделы: «Деятельность» → «Архивное дело», «Обращения граждан»).
Портал Госуслуг: gosuslugi.ru (Поиск услуги: «Получение архивной справки из ведомственного архива Министерства обороны Российской Федерации»).
Сайт Росархива: rosarhiv.gov.ru (Реестр архивов, типовые перечни сроков хранения).
КонсультантПлюс / Гарант: Для доступа к полным текстам Приказов МО РФ № 270, № 150, № 205/2/588, Приказа Росархива от .

Резюме: Система хранения документов МО РФ четко структурирована: текущие дела — в частях/организациях, долговременные — в архивах округов/флотов и ЦА МО РФ. Для получения справки наиболее эффективно использовать портал «Госуслуги», который автоматически маршрутизирует запрос в нужный архив (ЦА МО РФ или архив округа) на основе метаданных. При обращении в архив напрямую критически важно точно указать: ФИО, дату рождения, воинское звание, годы службы и номер воинской части/организации.

Дата актуализации информации: 15 октября 2026 г. Нормативная база может изменяться, перед подачей запроса рекомендуется верифицировать контакты на официальных ресурсах МО РФ и Госуслуг.