Вопрос о сроках хранения личного дела военнослужащего по призыву регулируется строгими ведомственными нормами Министерства обороны РФ и федеральным законодательством в сфере архивного дела и персональных данных․ Статья основана на актуальных положениях Наставлений по архивному делу в Вооруженных Силах РФ, Федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» и Федеральном законе «О персональных данных»․

Где хранится личное дело: два основных места

Согласно действующим правилам, личное дело военнослужащего ведется и хранится параллельно в двух местах:

• В воинской части (организации) — по месту прохождения службы․ Это основной рабочий документ, который используется для ежедневного учета, назначения должностей, начисления денежного довольствия и оформления отпусков․
• В районном (городском) военкомате — в том, через который гражданин был призван на срочную службу или оформлял контракт․ Здесь хранится копия дела (или оригинал до направления в часть) для целей воинского учета и взаимодействия с кадровыми органами․

Важно: Оригинал личного дела направляется в воинскую часть, где будет служить военнослужащий, а копия (или учетная карта) остается в военкомате․

Сроки хранения в воинской части (по месту службы)

Порядок хранения документов в действующих воинских частях определяется Главой III Наставлений по документальному составу архивов Вооруженных Сил․ Сроки зависят от категории документов, входящих в дело:

А․ Документы со сроками хранения 10 лет и более

Такие дела (в т․ч․ послужные списки, личные дела офицеров, прапорщиков, мичманов и сержантов, а также срочников, в делах которых есть документы длительного хранения) хранятся в архиве воинской части 3 года после окончания года их формирования (или после увольнения военнослужащего)․

По истечении 3-летнего срока они подлежат передаче в ведомственные архивы Вооруженных Сил (центральные архивы Минобороны) для дальнейшего постоянного или длительного хранения․

Б․ Документы со сроками хранения до 5 лет включительно

Дела, содержащие исключительно документы краткосрочного хранения (приказы по части, справки, временные удостоверения и т․д․), хранятся в части до истечения установленного срока хранения, после чего уничтожаются в установленном порядке (через экспертную комиссию и актом уничтожения)․

В․ Особенности для срочников (призывников)

Личное дело срочника, как правило, формируеться на 12 месяцев службы․ По итогам службы оно содержит документы разной ценности․ Основная масса документов (послужной лист, характеристики, листы учета отпусков) относится к категории 10 лет и более․ Следовательно, после увольнения срочника дело хранится в части еще 3 года, а затем передается в архив Минобороны․

Сроки хранения в военкомате (по месту воинского учета)

Сроки хранения в органе военного управления (военкомате) отличаются от части и зависят от категории гражданина:

А․ Личные дела призывников (граждан, не прошедших службу или находящихся на учете до призыва)

Хранятся в архиве военкомата максимум до исполнения гражданином 27 лет (верхний предельный возраст призыва на срочную службу)․

После достижения 27 лет (перевода в запас без прохождения службы или исключения из воинского учета по возрасту) дело подлежит уничтожению в установленном порядке․

Б․ Личные дела военнообязанных (зачисленных в запас после службы или с воинским учетом)

Для граждан, прошедших срочную службу и зачисленных в запас (рядовой состав, сержанты), личные дела в военкомате хранятся до 50 лет․

Для офицерского состава и лиц, прошедших службу по контракту, сроки могут быть более длительными (до 75 лет или постоянное хранение в архивах), так как они связаны с пенсионным обеспечением и назначением пенсий․

Режим хранения и работа с делом (Технические требования)

Нарушение режима хранения недопустимо и влечет ответственность:

• Запрет на хранение вне картотеки/архива: Личные дела должны находиться в специально оборудованных помещениях (архивах, картотеках) в стеллажах/делохранилищах․ Хранение на рабочих столах, в шкафах без учета, в бытовых помещениях — грубое нарушение․
• Выдача под расписку: В течение рабочего дня дело может быть выдано исполнителю (начальнику отделения, инспектору, командиру роты) только под личную расписку в журнале учета выдачи/возврата дел․
• Электронное дублирование: Ведение личных дел подразумевает обязательное дублирование информации с бумажных носителей в автоматизированные информационные системы (АИС) — например, АИС «Военный учет», АИС «Кадры» — с соблюдением требований ФЗ-152 «О персональных данных» (защита от несанкционированного доступа, локализация баз данных на территории РФ)․
• Сверка данных: Регулярно (не реже одного раза в 2 года) проводится сверка личных дел, ведущихся в частях, с данными кадровых органов и военкоматов для выявления расхождений․

Нормативная правовая база (Ссылки на официальные источники)

Для получения юридически достоверной информации рекомендуется обращаться к первоисточникам на официальных сайтах:

1. Наставления по архивному делу в Вооруженных Силах РФ (утв․ Приказом Минобороны РФ) — основной документ, регламентирующий сроки хранения (Глава III, Приложения со списками дел и сроками)․ Опубликованы на официальном сайте Минобороны РФ (раздел «Деятельность» -> «Нормативная правовая база» -> «Ведомственные нормативные акты»)․
2. Приказ Минобороны РФ от № 760 «Об утверждении Инструкции по порядку ведения личных дел военнослужащих» (или актуальная редакция/заменяющий документ)․ Регламентирует состав дела, порядок формирования, передачи и хранения․
3. Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст․ 19, 20, 22 — сроки хранения, передача в архивы, уничтожение)․
4. Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» (требования к обработке и хранению биометрических и иных данных военнослужащих)․
5. Постановление Правительства РФ от № 1388 «Об утверждении Федерального перечня управления делами федеральных органов исполнительной власти, подлежащих передаче в федеральные архивы для постоянного хранения» (включает дела Минобороны)․

Что происходит с делом после увольнения срочника? (Пошаговый алгоритм)

1. День увольнения: Личное дело собирается, проверяется на полноту (послужной лист заполнен, отметки об отпусках, награждениях, медосмотрах проставлены)․
2. В части (3 года): Дело оформляется в архив части (сшивается, нумеруется, вносится в опись)․ Хранится 3 полных календарных года после года увольнения․
3. Передача в архив Минобороны: По истечении 3 лет дело в составе архивного фонда части передается в соответствующий ведомственный архив (Центральный архив Минобороны, архив ВВМУ и т․д․) для хранения в течение оставшегося срока (всего 10+ лет от создания)․
4. В военкомате: Копия дела (или учетная карта призывника) остается в военкомате․ Если срочник уволен в запас — дело хранится до 50 лет․ Если гражданин не служил и достиг 27 лет — уничтожается․

Частые вопросы (FAQ)

Можно ли получить личное дело в руки?

Нет․ Личное дело, это документ строгой отчетности и архивный документ․ Оно не выдается гражданину в собственность или на хранение․ Гражданин имеет право ознакомиться с материалми дела (ст․ 14 ФЗ-152) по месту хранения (в части или военкомате) и получить выписки, копии или справки из него (например, для Пенсионного фонда, суда, при устройстве на госслужбу)․

Где искать дело, если часть расформирована/передислоцирована?

Необходимо обращаться в военкомат по месту жительства (воинского учета)․ Военкомат имеет данные о том, в какой архив (какой ведомственный архив Минобороны) были переданы дела расформированной части․ Также можно направить запрос в Главное управление кадров Минобороны РФ или в соответствующий Центральный архив Минобороны (адреса публикуются на сайте Минобороны)․

Сохраняются ли результаты медкомиссии (военно-врачебной экспертизы)?

Да․ Медицинские документы (выводы ВВК, истории болезни, карты амбулаторного больного) являются частью личного дела или хранятся отдельно в медицинских архивах частей/госпиталей․ Сроки хранения медицинских документов, связанных с призывом и службой, как правило, составляют не менее 25–50 лет (в зависимости от нозологии и приказов Минздрава/Минобороны), что часто превышает сроки хранения основного личного дела;

Резюме: Ключевые цифры для призывника

Данная статья носит информационный характер․ Точные сроки хранения конкретного документа уточняйте по актуальным Приказам Минобороны РФ и Унифицированному номенклатору управления делами․ Официальную информацию всегда следует искать на сайте minoborony․rf или gosuslugi․ru․