Современное законодательство в области воинского учета накладывает на работодателей строгие обязательства по учету военнообязанных лиц и сдаче отчетности в военные комиссариаты. С введением электронного реестра и изменением сроков сдачи документов (с 2023–2024 годов) автоматизация этого процесса в программах 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и 1С:Бухгалтерия 8 стала критически важной. В данной статье подробно разберем, как настроить учет, формировать отчеты, соблюдать новые сроки и где получить помощь по «горячей линии».

Нормативная база и ключевые изменения 2024–2026 годов

Основным документом, регулирующим порядок воинского учета, является Федеральный закон от № 31-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», а также Постановление Правительства РФ от № 1426 (утвердило новые формы отчетов и порядок их представления).

Главные изменения, которые нужно знать в 2026 году:

• Электронный реестр: С 5 августа 2023 года сведения в военкомат подаются преимущественно в электронном виде через личный кабинет работодателя на портале «Госуслуги» или через операторов ЭДО. Контроль со стороны военкоматов усилился: система автоматически фиксирует нарушения сроков и полноты данных.
• Сокращение сроков: Работодатели обязаны сообщать в военкомат о приеме на работу или увольнении военнообязанного сотрудника в течение 5 рабочих дней (ранее было 2 недели).
• Ежегодная сверка: Обязательно проведение ежегодной сверки данных по военнообязанным работникам с военкоматами.
• Расширение субъектов: Обязанности по воинскому учету распространяются на все организации и ИП, имеющих наемных работников. Сам ИП-работодатель, если он военнообязанный, несет ответственность за себя лично.
• 1С:Бухгалтерия 8: С обновления от функционал ведения воинского учета появился и в «Бухгалтерии», ранее он был только в ЗУП.

Настройка воинского учета в 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом)

Программа 1С:ЗУП является основным инструментом для кадрового учета военнообязанных. Вся работа ведется в двух ключевых разделах.

Предварительная настройка прав доступа

Права на изменение справочников воинского учета (Военкоматы, Воинские звания, Составы военнослужащих) имеют только пользователи с ролями:

• Старший кадровик
• Старший кадровик-расчетчик

Обычные кадровики могут только просматривать и заполнять данные в карточках сотрудников, но не редактировать классификаторы.

Включение функционала и настройка параметров

1. Перейдите в раздел НСИ и Администрирование → Администрирование → Настройки программы.
2. В блоке Кадры установите флажок Воинский учет.
3. После сохранения настроек в разделе Кадры появится подраздел Воинский учет и пункт меню Кадровые отчеты → Отчетность для военкоматов.
4. В настройках учетной политики организации (гиперссылка Воинский учет) становится доступна печать Приказа о ведении воинского учета и Плана работ по воинскому учету.

Заполнение данных в карточке сотрудника

Автоматическое формирование отчетов возможно только при корректно заполненной личной карточке сотрудника (раздел Кадры → Сотрудники):

• Вкладка Воинский учет (или поле в разделе «Личные данные»): Отношение к воинской обязанности = «Военнообязанный (в запасе)» или «Призывник».
• Заполнены реквизиты: Военкомат (учетный), Воинское звание, Воинская специальность (ВУС), Категория запаса, Номер воинского билета/удостоверения.
• При наличии — данные о составе (семейное положение, иждивенцы) для формы № 18.

Формирование отчетности для военкомата в 1С:ЗУП

Все регламентированные отчеты формируются по единому пути: Раздел «Кадры» → «Кадровые отчеты» → «Отчетность для военкоматов».

Основные виды отчетов (актуальные формы на 2026 год)

Алгоритм формирования отчета «Извещение о приеме или увольнении» (Форма № 6)

1. Откройте Кадры → Кадровые отчеты → Отчетность для военкоматов → Извещение о приеме или увольнении.
2. Нажмите Создать.
3. Укажите Период (дату приказа о приеме/увольнении).
4. Выберите Организацию и Военкомат (учетный).
5. Нажмите Заполнить. Программа автоматически подтянет сотрудников с событием «Прием» или «Увольнение» за период, у которых стоит признак «Военнообязанный».
6. Проверьте корректность заполнения ВУС, званий, номенклатуры документов.
7. Нажмите Записать и закрыть или Сформировать для печати/выгрузки в XML.

Особенности сдачи «нулевых» отчетов

Если в организации нет военнообязанных работников, подача «нулевых» форм (Форма № 18 с нулевыми данными) обязательна в соответствии с разъяснениями Минобороны, если иное не установлено местным военкоматом. В 1С при формировании годовой отчетности при отсутствии данных формируется файл с нулевыми показателями.

Воинский учет в 1С:Бухгалтерия 8 (редакция 3.0)

С от в конфигурации «Бухгалтерия предприятия 3.0» появился функционал ведения воинского учета. Это удобно для малых организаций, не использующих ЗУП.

Настройка в 1С:Бухгалтерия 8:

1. Администрирование → Настройки функционала → раздел Кадры → включить Воинский учет.
2. Появится раздел Кадры → Воинский учет.
3. Справочники: Военкоматы, Воинские звания, Воинские специальности заполняются аналогично ЗУП.
4. В карточке сотрудника (раздел Кадры → Сотрудники) на вкладке Воинский учет заполняются реквизиты.
5. Отчеты формируются в Кадры → Отчеты по воинскому учету.

Порядок представления отчетности: Электронный формат и ЭДО

С 2023 года бумажная отчетность сохраняется только как дубликат или для организаций, не подключенных к ЭДО (но это исключение). Основной канал — электронный.

Этапы сдачи через 1С:

1. Формирование файла обмена (XML): В окне отчета нажать кнопку Выгрузить в файл (или «Отправить в военкомат», если настроена интеграция). Файл формируется в формате, утвержденным Приказом Минобороны (схема XML).
2. Проверка валидности: Рекомендуется проверить файл через сервис проверки на портале «Госуслуги» или в личном кабинете работодателя перед отправкой.
3. Отправка через Личный кабинет работодателя (ЛКР) на Госуслугах: Авторизация по ЕСИА руководителя или уполномоченного лица → раздел «Воинский учет» → «Подать сведения» → загрузка XML.
4. Через операторов ЭДО (СБИС, Диадок, Контур, 1С-ЭДО и др.): В 1С настроен обмен с оператором. Отчет уходит прямо из программы: Отправить → Через оператора ЭДО. Это самый быстрый и надежный способ, фиксирующий факт и время сдачи.

Календарь сдачи отчетности на 2026 год (ориентировочный)

Важно: Точные даты согласовываются с учетным военкоматом, так как они могут устанавливать уточняющие сроки в рамках федеральных норм.

• Извещения о приеме/увольнении (Форма № 6): В течение 5 рабочих дней с даты приказа (дня вступления в силу трудового договора/увольнения).
• Ежегодные сведения о составе (Форма № 18): Традиционно — до 1 марта года, следующего за отчетным (сдаются сведения на 1 января текущего года).
• Сверка данных с военкоматом: Проводится ежегодно, чаще всего в I квартале. Работодатель направляет список военнообязанных, военкомат возвращает с отметками о расхождениях.
• Сведения по запросу военкомата: В срок, указанный в запросе (обычно 5–10 дней).

Типичные ошибки и как их избежать в 1С

• Не заполнен ВУС (Воинская учетная специальность): Обязательное поле для сдачи формы № 18. Проверяйте справочник «Воинские специальности» (обновляется через обновления 1С).
• Неверный военкомат: У сотрудника должен быть указан учетный военкомат (по месту жительства или пребывания), а не военкомат организации.
• Пропуск срока 5 дней: Настройте в 1С Мониторинг задач или календарь напоминаний для кадровика на контроль сроков сдачи извещений.
• Отсутствие приказа о ведении воинского учета: Обязательный локальный нормативный акт. Печатается из настройки учетной политики в 1С. Должен утверждаться ежегодно.
• Несвоевременное обновление 1С: Формы отчетов (XML-схемы) меняются. Обязательно устанавливайте актуальные релизы платформы и конфигураций перед сдачей отчетности.

Горячая линия и поддержка по 1С: Воинский учет

При возникновении технических сложностей с настройкой, формированием XML, ошибками валидации или вопросами по законодательству, используйте следующие каналы поддержки:

Официальная поддержка фирмы 1С (ИТС — Информационно-технологическое сопровождение)

• Сайт: its.1c.ru (раздел «Поддержка» → «Задать вопрос специалисту»).
• Телефон горячей линии 1С (единый): ### (звонок по России бесплатный).
• Режим работы: Понедельник–Пятница 9:00–18:00 (Мск).
• Требуется активный договор ИТС и регистрационный номер (пин-код) конфигурации.

Поддержка франчайзи (партнера 1С), у которого куплена программа

Это самый оперативный канал. Ваш партнер 1С обязан оказывать консультации по настройке и эксплуатации.

• Посмотрите контакты в договоре или в программе: Помощь → О программе → Партнер.
• Многие партнеры имеют свои «горячие линии» и чаты в мессенджерах для клиентов на сопровождении.

Ресурсы для самостоятельного изучения

• 1С:Предприятие 8. Часто задаваемые вопросы (FAQ) по воинскому учету: раздел на its.1c.ru/db/vuchet.
• Вебинары и курсы 1С: Регулярно проводятся бесплатные вебинары «Воинский учет в 1С:ЗУП / Бухгалтерия» (анонсы на сайте 1С и у партнеров).
• Инструкции по обновлению форм: При выходе новых приказов Минобороны 1С выпускает методические рекомендации по обновлению отчетов (файлы *.xml схем загружаются через «Администрирование → Обмен данными → Загрузка схем отчетов» или автоматически при обновлении конфигурации).

Контакты для вопросов по законодательству (не по программе)

Если вопрос касается не «как нажать кнопку», а «какую форму сдать» или «как заполнить реквизит по закону»:

• Горячая линия Минобороны РФ (по вопросам призыва и воинского учета): ### (круглосуточно).
• Телефон вашего учетного военкомата (отдел воинского учета организаций) — лучше всего уточнять форму № 18 и сроки сверки именно у них.

Чек-лист ответственного лица по воинскому учету в организации

1. [ ] Назначен приказом ответственный за воинский учет (специалист по кадрам).
2. [ ] Издан Приказ о ведении воинского учете и План работ на год (напечатаны из 1С).
3. [ ] В 1С включен функционал «Воинский учет», справочники Военкоматы/Звания/ВУС актуальны.
4. [ ] У всех сотрудников с признаком «Военнообязанный/Призывник» заполнены вкладки «Воинский учет» в карточках.
5. [ ] Настроена отправка отчетов через ЭДО (оператор) или доступ к ЛКР на Госуслугах есть у руководителя/уполномоченного.
6. [ ] В календаре/планировщике 1С стоят напоминания: «Сдать извещение за 5 дней», «Сдать форму 18 до 1 марта», «Провести сверку».
7. [ ] Есть контакты горячей линии партнера 1С и учетного военкомата в быстром доступе.

Автоматизация воинского учета в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия 8 позволяет полностью закрыть требования законодательства: от ведения карточек и хранения документов до генерации валидных XML-файлов для электронной сдачи. Ключ к успеху, своевременное обновление программы, грамотная первичная настройка справочников и дисциплина кадровика в заполнении данных сотрудников в течение 5 дней после кадрого события. При возникновении сложностей не теряйте время — обращайтесь на горячую линию вашего партнера 1С или в ИТС 1С (###), чтобы избежать штрафов за несдачу или некорректную сдачу отчетности.

Данная статья носит информационный характер. Тексты форм, сроки и порядок сдачи могут уточняться нормативными актами и требованиями конкретного военкомата. Перед сдачей отчетности сверяйтесь с актуальными приказами Минобороны РФ и разъяснениями на портале its.1c.ru.