Воинский учёт и взаимодействие с военным комиссариатом (военкоматом) – важная часть работы кадровой службы любой организации. Ниже подробно описано, какие документы отдел кадров обязан передавать в военкомат, как правильно оформить их подачу и куда обращаться за консультацией или уточнением деталей.

Перечень документов, которые отдел кадров предоставляет в военкомат

Согласно действующему законодательству (ФЗ «О воинской обязанности и военной службе», приказы Минобороны РФ и внутренние нормативные акты организации), кадровая служба должна обеспечивать военкомат следующими сведениями и документами:

• Сведения о работниках, состоящих на воинском учёте – форма Сведения о военнообязанных гражданах (форма № 10‑ВУ).
• Копии военных билетов (или их заверенных копий) сотрудников, которые находятся в запасе или имеют категорию годности.
• Выписки из реестра воинского учёта (если организация ведёт электронный реестр) – подтверждают факт постановки на учёт и актуальность данных.
• Информация о изменениях в статусе сотрудника (увольнение, перевод в другое подразделение, изменение категории годности, получение отсрочки и т.д.) – оформляется в виде уведомления о изменении воинского учёта.
• Копии повесток и направлений, полученных от военкомата и вручённых сотрудникам (для подтверждения факта извещения).
• Справки о прохождении военных сборов (если сотрудник участвовал в сборах) – форма Справка о прохождении военных сборов;
• Документы, подтверждающие право на отсрочку или освобождение от призыва (медицинские справки, справки об обучении, документы о наличии иждивенцев и т.п.) – предоставляются по запросу военкомата.

Важно: все копии документов должны быть заверены подписью уполномоченного лица отдела кадров и печатью организации (если таковая имеется).

Как подготовить и оформить пакет документов

1. Сформировать список – составить перечень всех сотрудников, данные о которых необходимо передать (военнообязанные, резервисты, лица, стоящие на учёте).
2. Подготовить формы – заполнить стандартные бланки (форма № 10‑ВУ, уведомления, справки) в соответствии с образцами, утверждёнными Минобороны.
3. Сделать копии – сканировать или photocopy оригиналы военных билетов, повесток, медицинских справок и т.д. Каждая копия заверяется подписью ответственного сотрудника отдела кадров и, при необходимости, печатью организации.
4. Создать сопроводительное письмо – в нём указываются:
   • наименование организации и её реквизиты;
   • наименование получателя (военкомат, его адрес, индекс);
   • дата и номер письма;
   • перечень прилагаемых документов с указанием количества листов;
   • просьба подтвердить получение.
5. Выбрать способ подачи – личное вручение, отправление почтой с описью вложения или через портал Госуслуг (электронный документооборот).
6. Сохранить копию – оставить один комплект документов в деле организации на срок не менее 5 лет (в соответствии с требованиями архивного законодательства).

Контакты для обращений

Если у вас возникли вопросы по формированию документов, срокам подачи или порядку взаимодействия с военкоматом, воспользуйтесь следующими каналами связи:

Телефонные справочники

• Единый справочный телефон Министерства обороны РФ: 8 (800) 200‑00‑00 (бесплатный звонок по России).
• Горячая линия Главного управления кадров МО РФ (ГУК МО РФ): 8 (495) 698‑xx‑xx (уточняйте актуальный номер на официальном сайте mil.ru).
• Телефон местного военкомата – обычно указывается на сайте администрации вашего региона или в разделе «Военный комиссариат» на портале Госуслуг.

Электронная почта и онлайн‑сервисы

• Электронная приёмная Министерства обороны: obr@mil.ru (для общих вопросов).
• Портал Госуслуг – раздел «Воинский учёт»: gosuslugi.ru. Здесь можно подать электронное заявление, загрузить сканы документов и получить статус обработки.
• Электронная приёмная местного военкомата – часто доступна на официальном сайте комиссариата (например, voenkomsat-spb.gov.ru для Санкт‑Петербурга).

Личный приём

Большинство военкоматов ведут приём граждан в определённые дни и часы (обычно будние дни с 09:00 до 17:00, перерыв на обед). Точный график уточняйте на сайте конкретного комиссариата или по телефону.

Пример оформления сопроводительного письма

[Наименование организации]
ИНН/КПП: XXXXXXXXXX/XXXXXXXX
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10
Тел.: +7 (495) 123‑45‑67
E-mail: kadry@primer.ru

Военному комиссариату г. Москвы
Адрес: 101000, г. Москва, ул. Военная, д. 5
Индекс: 101000

№ ___ от «__» __________ 2026 г.

Сопроводительное письмо
к передаче документов воинского учёта

В соответствии с пунктом ___ Приказа Минобороны РФ от ___ № ___,
передаём вам следующие документы concerning сотрудников организации,
состоящих на воинском учёте:
Сведения о военнообязанных гражданах (форма № 10‑ВУ) – 2 листа.
Копии военных билетов сотрудников (Иванов И.И., Петров П.П.) – 4 листа.
Выписка из реестра воинского учёта – 1 лист.
Уведомления об изменении воинского учёта (увольнение Смирнова С.С.) – 2 листа.
Копии повесток, вручённых сотрудникам – 3 листа.

Все копии документов заверены подписью ответственного лица отдела кадров
и печатью организации.
Просим подтвердить получение данного пакета документов.

Ответственный за подготовку:
Иванова Анна Сергеевна,
специалист отдела кадров
тел.: +7 (495) 123‑45‑67
e-mail: kadry@primer.ru

При отправке письма почтой рекомендуется использовать опись вложения и отправить заказным письмом с уведомлением о вручении.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли предоставлять нулевые формы, если в организации нет военнообязанных?

Да, в случае отсутствия военнообязанных сотрудников отдел кадров направляет в военкомат «нулевую» форму (форма № 10‑ВУ с отметкой «отсутствуют»). Это подтверждает, что организация исполняет свои обязанности по воинскому учёту.

Можно ли сдавать отчёт через Реестр воинского учёта?

Если организация ведёт электронный реестр воинского учёта, аккредитованный Минобороны, то выгрузка данных из этого реестра в виде электронного файла (XML/CSV) допускается как форма предоставления сведений. Однако многие военкоматы всё ещё требуют бумажные копии, поэтому рекомендуется уточнить требования конкретного комиссариата.

Кому направлять запрос о получении повесток для сотрудников?

Запрос о выдаче повесток направляется в отдел призыва военного комиссариата по месту регистрации организации (или по месту жительства сотрудников, если они приписаны к другому комиссариату). Контактные данные указаны на сайте военкомата.

Какие сроки подачи документов установлены?

Согласно Письму Минобороны РФ от № 207/6/3665, сведения о работниках, принятых на работу, должны быть предоставлены в военкомат не позднее пяти рабочих дней с даты приёма на работу. Для ежегодного обновления сведений – до 1 марта текущего года.

Взаимодействие отдела кадров с военкоматом – это не просто формальность, а важная часть обеспечения законности воинского учёта и соблюдения государственных требований. Чёткое понимание какие документы необходимо передавать, правильное оформление пакета и знание контактов для обращений позволяют избежать штрафов, задержек в обслуживании сотрудников и недоразумений с военными властями.

Следуйте представленным рекомендациям, регулярно обновляйте внутренние инструкции и держите под рукой актуальные телефоны и электронные адреса военных комиссариатов – тогда ваша организация будет всегда готова к любым запросам со стороны военкомата.