Воинский учет в компании: гайд по правилам и штрафам для HR

Дата публикации:

Воинский учет (ВУ) – это обязательная форма взаимодействия государственных органов с работодателями, направленная на обеспечение готовности к мобилизации и учет граждан, подлежащих призыву. В соответствии с Федеральным законом от 28 марта 1998 г. № 53‑ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» и подзаконными актами, организация‑работодатель обязана:

поставить себя на учет в военкомате (ТЦК и СП);
вести учет сотрудников, подлежащих воинскому учету;
предоставлять требуемую информацию и документы по запросу уполномоченных органов.

Для компаний, зарегистрированных на новых территориях (ДНР, ЛНР, Херсонская и Запорожская области), порядок воинского учета сохраняется тем же, но есть некоторые нюансы, связанные с признанием документов, выданных на Украине, и сроками подачи заявлений после получения постоянного места жительства.

Нормативная база

ФЗ‑53 «О воинской обязанности и военной службе»;
Постановление Правительства РФ от № 1463 «О порядке ведения воинского учета в организациях»;
Инструкция по ведению воинского учета в организациях (утв. Приказом Минобороны РФ № 700 от );
Указ Президента РФ от № 71 «О признании ДНР и ЛНР» и последующие нормативные акты, касающиеся Херсонской и Запорожской областей;
Методические рекомендации ТЦК и СП по взаимодействию с работодателями новых регионов (2024‑2026 гг.).

Кто подлежит воинскому учету в организации?

Согласно п. 1 ст. 8 ФЗ‑53, на воинский учет ставятся:

граждане РФ мужского пола в возрасте от 16 до 60 лет (в зависимости от категории годности);
женщины, имеющие военные специальности и состоящие на учете;
иностранцы и лица без гражданства, постоянно проживающие в РФ и подлежащие призыву по законодательству РФ.

Для работников, прибывших из ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской областей, учитываются:

военные билеты, выданные на Украине (включая ДНР и ЛНР), если они признаны действительными на территории РФ;
временные удостоверения, выданные взамен военного билета;
справки о прохождении военной службы (если имеются).

Этапы постановки организации на воинский учет

Определение ответственного лица. Назначается сотрудник (обычно из кадровой службы или юридического отдела), которому поручается ведение ВУ. Оформляется приказ о назначении ответственного.
Сбор и подготовка пакета документов. Формируется список необходимых бумаг (см. ниже).
Подача заявления в военкомат (ТЦК и СП). Заявление можно подать лично, через представителя или в электронном виде через портал Госуслуги (раздел «Воинский учет»).
Получение подтверждения постановки на учет. Военкомат выдает свидетельство о постановке организации на воинский учет (форма № 10‑ВУ) и инструкцию по дальнейшему ведению учета.
Ведение внутреннего учета. Создаются карточки военнообязанных (форма № 10), журналы учета транспортных средств, ведется реестр сотрудников, подлежащих ВУ.
Взаимодействие с ТЦК и СП. По запросу предоставляются справки, выписки из реестра, информация о перемещении сотрудников и т.д.

Список документов, необходимых от предприятия

При подаче заявления о постановке организации на воинский учет требуется предоставить следующие документы (в оригинале или заверенной копии):

Учредительные и регистрационные документы

Устав организации (или учредительный договор) – последняя редакция;
Выписка из ЕГРЮЛ (не старше 30 дней);
Свидетельство ОГРН и ИНН;
Приказ о назначении генерального директора (или другого исполнительного органа).

Документы, подтверждающие наличие сотрудников, подлежащих воинскому учету

Список сотрудников (ФИО, дата рождения, должность, ИНН, СНИЛС) с указанием тех, кто подлежит ВУ (по возрасту, полу, наличию военного билета и т.д.);
Копии трудовых договоров (или соглашений) с указанными сотрудниками;
Копии военных билетов или временных удостоверений (если имеются);
Справки о прохождении военной службы (при наличии);
Сведения о предыдущем месте работы и трудовом стаже (в т;ч. выданные на Украине, в ДНР и ЛНР – они признаются в соответствии с п. 31 Инструкции 700).

Документы о транспортных средствах организации

Перечень транспортных средств, находящихся на балансе организации (марка, модель, госномер, VIN);
Карточка учета транспортных средств (форма № 10‑ТС) – заполняется после постановки на учет;
Документы, подтверждающие право собственности или аренды ТС (ПТС, СТС, договоры аренды).

Внутренние нормативные акты организации

Приказ о назначении ответственного за ведение воинского учета;
Должностная инструкция ответственного лица (включая порядок взаимодействия с ТЦК и СП);
Положение о ведении воинского учета на предприятии (можно оформить как внутренний регламент).

Прочие документы (по требованию военкомата)

Сведения о средней численности сотрудников за отчетный период;
Информация о наличии резервных фондов (например, мобилизационные запасы);
Копия лицензии на деятельность, если она связана с обороной или безопасностью (при наличии).

Все документы следует предоставить в двух экземплярах: один остается в военкомате, второй – у организации для внутреннего использования.

Особенности для ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской областей

В связи с присоединением указанных территорий к РФ действуют следующие особенности:

Срок подачи документов. Гражданам, получившим постоянное место жительства на новых территориях, необходимо встать на воинский учет в течение 30 дней с даты получения постоянной регистрации (п. 2 Постановления Администрации Даховское сельское поселение от ). Для юридических лиц этот срок распространяется на момент официальной регистрации организации в новых регионах.
Признание документов, выданных на Украине. Военные билеты, справки о службе и трудовые книжки, выданные на территории Украины (включая ДНР и ЛНР), признаются действительными на территории РФ после прохождения процедуры подтверждения в военкомате (п. 31 Инструкции 700).
Электронная подача. С г. возможно подача заявления через портал Госуслуги с загрузкой сканов документов в формате PDF (не более 5 МБ каждый).
Взаимодействие с местными ТЦК и СП. В новых регионах созданы территориальные центры комплектования и пункты sélection (ТЦК и СП), которые осуществляют прием документов и консультирование работодателей.

Сроки и ответственность

Срок постановки на учет. После подачи полного пакета документов военкомат обязан выдать свидетельство о постановке на учет в течение 10 рабочих дней.
Ответственность за нарушение. Непостановка организации на учет или несвоевременное предоставление информации может повлечь административные штрафы от 5 000 до 50 000 рублей (ст. 19.5 КоАП РФ) и, в случае повторных нарушений, дисквалификацию должностных лиц.
Обязанность обновления данных. Изменения в списке сотрудников, переоборудование транспортных средств, реорганизация организации должны быть сообщены в ТЦК и СП в течение 5 рабочих дней с момента наступления изменения.

Полезные советы для кадровых служб и юристов

Заведите отдельный электронный folder (или систему документооборота) для хранения всех документов, связанных с ВУ – это упростит подготовку запросов и ответов на проверки.
Периодически (не реже одного раза в квартал) проводите сверку данных сотрудников с военкоматом через запрос справки о состоянии воинского учета.
Обучите ответственного лица основам работы с порталом Госуслуги и электронным документооборотом с ТЦК и СП.
При приеме новых сотрудников из ДНР, ЛНР, Херсонской и Запорожской областей сразу проверяйте наличие у них военных документов и, при отсутствии, направляйте их в военкомат для получения временного удостоверения.
Сохраняйте копии всех отправленных в военкомат документов с отметкой о дате и способе отправки (заказное письмо, курьер, электронная почта с подтверждением получения).

Постановка организации на воинский учет – обязательная процедура для любого работодателя, имеющего сотрудников, подлежащих призыву. Для компаний, зарегистрированных на новых территориях (ДНР, ЛНР, Херсонская и Запорожская области), процесс не отличается от стандартного, однако требует особого внимания к срокам подачи документов, признанию украинских военных и трудовых справок, а также к взаимодействию с newly formed ТЦК и СП.

Соблюдение перечня документов, представленного выше, и своевременное выполнение всех требований позволят избежать штрафов, обеспечат легальность деятельности предприятия и внесут вклад в общую готовность страны к мобилизационным задачам.

Если у вас остались вопросы или требуется помощь в подготовке конкретного пакета документов, рекомендуем обратиться к специалисту‑юристу, имеющему опыт работы с воинским учетом в новых регионах.