Когда сотрудник организации получает повестку в военкомат и направляется на военные сборы (или призыв на службу)‚ работодатель обязан выплатить ему средний заработок за время отсутствия‚ а также уплатить соответствующие страховые взносы. После этого организация может потребовать возмещения этих расходов от военкомата‚ оформив счёт‑фактуру (или иной платёжный документ) и приложив необходимые подтверждающие бумаги.

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 164‚ 165) – сохранение среднего заработка при выполнении государственных и общественных обязанностей.
• Постановление Правительства РФ № 540 от «О порядке выплаты среднего заработка работникам‚ направленным на военные сборы».
• Федеральный закон «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 31‚ 32) – право работодателя на возмещение затрат.
• Методические рекомендации Минтруда и соцзащиты РФ (2023‑2026 гг.) – порядок оформления заявления и счёта‑фактуры.

Какие расходы подлежат возмещению

1. Средний заработок работника за весь период нахождения на военных сборах (включая дни‚ когда работник фактически не работал из‑за повестки).
2. Страховые взносы в фонды ОМС‚ ПФР‚ ФСС‚ рассчитанные с данного среднего заработка.
3. Дополнительные расходы‚ связанные с оформлением документов (например‚ нотариальное заверение копий)‚ если они прямо предусмотрены локальными нормативными актами организации.

Пошаговая инструкция по оформлению счёта‑фактуры

Подготовка исходных данных

• Копия приказа (или распоряжения) о направлении сотрудника на военные сборы.
• Табель учёта рабочего времени с отметкой о присутствии в военкомате (или справка из военкомата о прохождении сборов).
• Расчёт среднего заработка за период сборов (по формуле‚ установленной ст. 139 ТК РФ).
• Расчёт страховых взносов‚ начисленных с данного среднего заработка.
• Платёжная ведомость или выписка из банка‚ подтверждающая фактическую выплату среднего заработка и взносов сотруднику.
• Реквизиты расчётного счёта организации (БИК‚ корреспондентский счёт‚ номер счёта).

Формирование счёта‑фактуры

Счёт‑фактура оформляется в соответствии с требованиями НК РФ (ст. 169) и содержит следующие реквизиты:

• Наименование продавца (вашей организации) – полное наименование‚ ИНН‚ КПП‚ юридический адрес.
• Наименование покупателя (военкомата) – официальное наименование военного комиссариата‚ ИНН/КПП (если имеются)‚ адрес.
• Номер счёта‑фактуры и дата её выставления.
• Наименование товара/услуги – «Возмещение среднего заработка и страховых взносов за период нахождения сотрудника на военных сборах».
• Количество – 1 (услуга оказана однократно).
• Цена за единицу – сумма среднего заработка + страховые взносы (без НДС‚ так как операция не облагается налогом).
• Сумма к оплате – итоговая сумма возмещения.
• Валюта – рубли РФ.
• Реквизиты банка получателя (вашей организации) для перечисления средств.
• Подпись руководителя и печать организации (при наличии).

Сопроводительные документы

К счёту‑фактуре прилагаются:

• Копия приказа о направлении на сборы.
• Справка из военкомата о прохождении военных сборов (или копия повестки с отметкой о явке).
• Табель учёта рабочего времени с отметкой о присутствии в военкомате.
• Расчёт среднего заработка и страховых взносов (можно оформить как бухгалтерскую справку).
• Платёжная ведомость или выписка из банка‚ подтверждающая выплату сотруднику.
• Заявление на возмещение расходов (образец можно скачать с сайтов Моё дело‚ БУХ.1С или получить в отделе кадров).

Подача документов в военкомат

Документы можно подать:

• Лично в приёмную военкомата (рекомендуется получить подтверждение о принятии – входящий номер и дату).
• По почте с описью вложения и уведомлением о вручении.
• Через электронный документооборот‚ если у вашей организации и у военкомата настроен ЭДО (например‚ через систему «Госуслуги;Бизнес» или специализированный портал взаимодействия с военкоматами).

Контакты для обращений

Конкретные телефоны и адреса зависят от региона и конкретного военного комиссариата. Ниже приведён общий алгоритм поиска актуальной информации:

1. Определите территориальную принадлежность вашей организации (город‚ район‚ область).
2. Перейдите на официальный сайт Министерства обороны РФ – раздел «Военные комиссариаты» (structure.mil.ru) или используйте портал «Госуслуги» (gosuslugi.ru)‚ где есть поиск по ИНН/адресу.
3. В карточке выбранного военкомата указаны:
   • Телефон приёмной (обычно многоканальный).
   • Адрес для личного визита.
   • Электронная почта для официальных запросов (часто вида info@voenkomat‑region.ru).
   • Режим работы и часы приёма граждан.
4. При необходимости уточните информацию в отделе кадров вашей организации – часто там уже есть готовые шаблоны заявлений и список контактов местных военкоматов.

Примерный перечень контактов для некоторых регионов (данные актуальны на октябрь 2026 г.):

Если ваш регион не указан в таблице‚ воспользуйтесь поиском на сайте structure.mil.ru или позвоните в единую справочную службу Министерства обороны по номеру 8 (800) 200‑00‑00 (звонок по России бесплатный). Оператор подскажет номер и адрес нужного военкомата.

Что делать‚ если военкомат отказывает в возмещении

• Проверьте completeness пакета документов: отсутствие любой из обязательных справок часто становится причиной отказа.
• Напишите письменное уточнение с приложением недостающих документов и направьте его в военкомат повторно (рекомендуется заказным письмом с уведомлением).
• Если отказ сохраняется‚ обратитесь в вышестоящий орган – управление военного комиссариата региона или в военную прокуратуру.
• В качестве последней меры можно подать иск в арбитражный суд о взыскании суммы возмещения (ст. 12 ГПК РФ). Однако судебная практика показывает‚ что большинство споров решаются на досудебной стадии при правильном оформлении документов.

Полезные ссылки и ресурсы

• БУХ.1С – сайт для современного бухгалтера – статьи и образцы заявлений о возмещении среднего заработка.
• Моё дело – бесплатные шаблоны заявлений и счёта‑фактуры в Word и PDF.
• КонсультантПлюс – правовые комментарии по постановлению № 540 и вопросам возмещения.
• Госуслуги – поиск военных комиссариатов и возможность подачи электронного запроса.
• Официальный сайт Министерства обороны РФ – реестр военных комиссариатов.

Оформление счёта‑фактуры на возмещение среднего заработка военкоматом – процесс‚ требующий внимательного отношения к документам и соблюдения установленной процедуры. Следуя представленной инструкции‚ используя актуальные шаблоны и контакты местных военкоматов‚ организация сможет минимизировать риски отказа и получить причитающееся возмещение в кратчайшие сроки.

Помните‚ что ключевой момент – полнота и корректность сопроводительных документов (приказ‚ справка из военкомата‚ расчёт среднего заработка и платёжная ведомость). При их наличии военкомат обязан произвести выплату на указанный расчётный счёт организации в течение установленного законодательством срока (обычно не более 10 рабочих дней с даты получения полного пакета документов).

Желаем успешного взаимодействия с военными комиссариатами и своевременного возмещения всех связанных с военными сборами расходов!