Взаимодействие организаций с военными комиссариатами (военкоматами) строго регламентировано законодательством. Одной из обязательных процедур является ежегодная сверка воинского учета, в рамках которой работадатели направляют в военкомат сведения о военнообязанных. Ключевым документом в этом процессе является извещение формы № 4 (утвержденное Приказом Минобороны РФ). В определенных случаях военкомат возвращает эту форму организации для уничтожения. Для оформления такого возврата требуется грамотно составленное сопроводительное письмо.

В данной статье подробно разбираются правовые основания, структура документа, пример заполнения, а также актуальные контакты для обращений при возникновении вопросов.

Правовые основания возврата формы № 4 на уничтожение

Деятельность по воинскому учету регулируется основными нормативными актами:

• Федеральный закон от № 53-ФЗ «О воинской обязанности и военной службе» (ст. 7, 9, 10.1).
• Постановление Правительства РФ от № 719 «Об утверждении Положения о воинском учете» (далее, Положение о воинском учете).
• Приказ Минобороны РФ от № 630 «Об утверждении форм документов, используемых для ведения воинского учета…» (утверждает форму № 4).

Согласно п; 16 Положения о воинском учете (Постановление № 719), работники, ответственные за ведение воинского учета в организации, обязаны уведомлять военкомат о приеме на работу или увольнении граждан, подлежащих воинскому учету. Для этого используется извещение формы № 4.

Основания для возврата формы № 4 военкоматом в организацию для последующего уничтожения:

1. Дублирование сведений: сведения о данном лице уже содержатся в учете военкомата (например, повторная отправка извещения).
2. Несоответствие формы: использован устаревший бланк, не соответствующий Приказу Минобороны № 630.
3. Ошибки в реквизитах: критические ошибки (ФИО, дата рождения, серия/номер паспорта, категория запаса, ВУС), делающие невозможным идентификацию военнообязанного или внесение данных в базу.
4. Отсутствие оснований для учета: лицо не подлежит воинскому учету (например, женщины без ВУС, лица, освобожденные от воинской обязанности, иностранные граждане).
5. Завершение сверки: по итогам ежегодной сверки сведений (обычно проводится в I квартале года) военкомат подтверждает актуальность данных и возвращает вторую экземпляр формы (или копию) с отметкой о сверке для архива/уничтожения в организации.

Важно: Унифицированной формы сопроводительного письма для возврата формы № 4 на уничтожение не существует. Документ составляется в свободной форме на фирменном бланке организации с соблюдением правил делопроизводства (ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Структура и обязательные реквизиты сопроводительного письма

Независимо от цели (направление на сверку, возврат на уничтожение, уведомление о приеме/увольнении), сопроводительное письмо в военкомат должно содержать следующие реквизиты:

Реквизиты шапки письма (правый верхний угол):

• Наименование адресата: Военный комиссариат [Наименование района/города] [Субъект РФ].
• Должность и ФИО начальника военкомата (если известно).
• Наименование отправителя: Полное наименование организации / ФИО ИП.
• ИНН/КПП организации.

Основная часть документа:

• Номер и дата письма (по журналу регистрации исходящих документов организации).
• Тема: «О возврате извещения формы № 4 на уничтожение» или «Сопроводительное письмо к возвращенному извещению формы № 4».
• Ссылка на входящий документ военкомата: «В исполнение вашего письма № [Номер] от [Дата]» или «В связи с возвратом военкоматом извещения формы № 4…».
• Суть обращения: четкое указание, что именно возвращается (номер извещения, дата его первоначальной отправки, ФИО военнообязанного, по которому возврат произведен) и цель — уничтожение в установленном порядке;
• Перечень вложений: «Приложение: Извещение формы № 4 № [Номер] от [Дата] в 1 (одном) экземпляре — [Количество] л.».
• Контактные данные ответственного лица за воинский учет: ФИО, должность, телефон (рабочий/мобильный), адрес электронной почты. Это критически важный реквизит для оперативной связи.
• Подпись руководителя организации (или уполномоченного лица по доверенности) с расшифровкой.
• Печать организации (при наличии).

Образец сопроводительного письма (Шаблон 2026 года)

Ниже приведен рекомендуемый образец, составленный на основе практики делопроизводства и требований КонсультантПлюс / Гарант на 2025–2026 гг.

Начальнику военного комиссариата
[Район/Город] [Область/Край/Республика]
[ФИО начальника, если известно]

От [Полное наименование организации / ФИО ИП]
ИНН [Номер] КПП [Номер]
Адрес: [Юридический/Фактический адрес]
Тел.: [Номер], E-mail: [Адрес]

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО
№ [Исходящий номер] от [Дата в формате ДД.ММ.ГГГГ]

О возврате извещения формы № 4 на уничтожение

В исполнение письма Военного комиссариата [Район/Город] № [Номер входящего письма военкомата] от [Дата входящего письма] сообщаю, что извещение формы № 4 № [Номер извещения] от [Дата извещения], направленное ранее в ваш адрес для внесения сведений о военнообязанных в воинский учет, возвращено в организацию для уничтожения в связи с [указать причину: выявлением ошибок / дублированием сведений / несоответствием установленной форме / итогами ежегодной сверки — выбрать нужное].

Прошу принять к сведению о выполнении требования о возврате документа на уничтожение.

Сведения о военнообязанных, подлежащих воинскому учету в организации, актуализированы и будут направлены в установленные сроки в соответствии с Положением о воинском учете (Постановление Правительства РФ от № 719).

Приложение: Извещение формы № 4 № [Номер] от [Дата] в 1 (одном) экземпляре — на [Количество] л.

Руководитель организации [Должность руководителя] ________________ / [ФИО полностью] / М.П.

Ответственный за воинский учет: [ФИО полностью] Должность: [Например, -специалист / секретарь / начальник кадра] Тел.: [Рабочий телефон с добавочным / Мобильный] E-mail: [Адрес электронной почты]

Порядок уничтожения возвращенной формы № 4

После получения формы № 4 обратно от военкомата с требованием (или согласованием) уничтожить ее, организация должна провести процедуру уничтожения документа, содержащего персональные данные.

1. Акт уничтожения: Составляется комиссией (минимум 2 человека, утвержденной приказом организации). В акте указываются: наименование документа (Извещение формы № 4), номер, дата, количество экземпляров, основание для уничтожения (письмо военкомата №… от…), способ уничтожения (шредер, сожжение, макулатура).
2. Сроки: Уничтожение производится в кратчайшие сроки после получения решения/письма военкомата.
3. Хранение акта: Акт уничтожения хранится в организации в делах по воинскому учету (срок хранения устанавливается внутренним графиком, обычно не менее 5 лет или до следующей проверки).

Контакты для обращений (Куда звонить и писать)

Вопросы по заполнению формы № 4, причинам возврата, срокам сверки и порядку уничтожения лучше всего решать напрямую с ответственным сотрудником военкомата по работе с организациями (инспектором по воинскому учету).

Основные каналы связи:

• Телефон доверия / Справочная военкомата: У каждого военкомата есть единый справочный телефон. Найдите его на официальном сайте военкомата вашего субъекта/района (раздел «Контакты» или «Связь с нами» на сайте gospodarka.gov.ru или регионального портала госуслуг).
• Официальный сайт военкомата: В разделе «Воинский учет» / «Для работодателей» часто публикуются:
  — Контакты инспекторов по районам/улицам;
  — График приема граждан и представителей организаций;
  , Методические рекомендации по заполнению форм (в т.ч. ф. № 4) актуального года;
  , Адрес электронной почты для приема сканов документов (если предусмотрено региональным регламентом).
• Единый портал госуслуг (Госуслуги): Раздел «Воинский учет» — «Обращение в военкомат». Позволяет отправить официальный электронный запрос с уведомлением о получении.
• Личный кабинет работодателя (ЛКР) на портале «Госуслуги» / «Работа в России»: В ряде регионов внедряется электронный обмен данными (СМЭВ), что позволяет передавать извещения ф. № 4 и получать ответы (в т.ч. о возврате) в электронном виде без бумажной переписки.

Пример структуры поиска контактов (алгоритм):

1. Зайдите на сайт военкомата вашего муниципального района/города (поиск в Яндекс/Google: «Военкомат [Название города] официальный сайт»).
2. Перейдите в раздел «Контакты» или «Структура» → «Отдел воинского учета» / «Отдел работы с организациями».
3. Запишите:
   — Телефон отдела воинского учета (часто отдельный от справочного);
   , ФИО старшего инспектора/начальника отдела;
   — E-mail для корреспонденции (часто вида: vk_rayon@mil.ru или vk_gorod@[region].gov.ru).

Совет: В сопроводительном письме обязательно указывайте контакты конкретного ответственного лица в вашей организации (ФИО, прямой телефон, рабочий e-mail). Военкоматы часто перегружены, и возможность быстро связаться с кадровым специалистом организации ускоряет разрешение вопроса на дни и недели. Не указывайте только общий телефон приемной/секретаря.

Особенности ежегодной сверки и возврата документов (Актуально на 2025–2026 гг.)

Согласно практике и разъяснениям (в т.ч. материалов «КонсультантПлюс», «Время бухгалтера», «Современный предприниматель» за 2025–2026 гг.):

• Сверка проводится ежегодно (обычно январь–март). Организация направляет в военкомат копии карточек учета (ф. № 10) или сводные списки с приложением сопроводительного письма.
• Подтверждение сверки: Нормативные акты не обязывают военкомат направлять официальное письмо с подтверждением завершения сверки. Однако в практике многие военкоматы выдают справку или возвращают подписанный экземпляр сопроводительного письма/списка с отметкой «Сверено».
• Рекомендация: В сопроводительном письме при направлении документов на сверку включите просьбу: «Прошу направить в адрес организации письмо с подтверждением завершения сверки сведений о воинском учете» или «Прошу вернуть второй экземпляр данного письма с отметкой о проведении сверке».
• Электронный документооборот: Активно развивается переход на электронный обмен извещениями ф. № 4 через ЛКР или СМЭВ. В этом случае бумажная форма № 4 может не формироваться вовсе, а «возврат на уничтожение» заменяется электронным статусом «Отклонено» / «Дубликат» в личном кабинете.

Типичные ошибки при оформлении письма и возврате формы

Ошибка	Последствия / Как избежать
Отсутствие ссылки на входящий номер письма военкомата	Военкомат не сможет быстро связать ваш ответ с их исходящим документом. Всегда цитируйте номер и дату их письма.
Не указаны контакты ответственного лица (или указан общий телефон)	Задержка уточнений, риск штрафов за несвоевременное исполнение. Укажите прямую линию и e-mail специалиста по воинскому учету.
Использование старого бланка формы № 4	Возврат формы на уничтожение/исправление. Используйте только бланк по Приказу Минобороны № 630 (ред. от 2022 г. с изм.).
Отсутствие акта уничтожения	Нарушение требований по защите персональных данных (152-ФЗ) и архивному делу. Обязательно оформляйте акт комиссией.
Игнорирование требования вернуть форму	Нарушение п. 16 Положения № 719, риск административной ответственности (ст. 21.5 КоАП РФ — штрафы на должностных лиц до 20 000 руб., на юрлиц до 500 000 руб.).

Грамотное оформление сопроводительного письма для возврата извещения формы № 4 на уничтожение — это не просто бюрократическая формальность, а гарантия соблюдения законодательства о воинском учете и защите персональных данных сотрудников. Ключевыми моментами являются:

• Строгое соблюдение структуры делового письма (ГОСТ Р 7.0.97-2016).
• Обязательное указание контактных данных ответственного специалиста организации (телефон, e-mail).
• Ссылка на документ-основание (письмо военкомата).
• Своевременное оформление акта уничтожения возвращенного документа.

Для получения актуальных контактов вашего военкомата (телефоны инспекторов, e-mail для корреспонденции, график приема) используйте официальный сайт военкомата вашего района/города или Единый портал госуслуг. При сложных вопросах рекомендуется заранее согласовать порядок взаимодействия с инспектором по воинскому учету, курирующему вашу организацию.

---

Данная статья носит информационный характер и основана на действующем на 2026 год законодательстве (ФЗ-53, Постановление № 719, Приказ Минобороны № 630) и деловой практике. Перед применением рекомендуется сверить актуальность нормативных актов в правовых системах (КонсультантПлюс, Гарант) и уточнить локальные требования в вашем военкомате.