Перемещение личного дела военнослужащего (или сотрудника) из одной воинской части в другую регулируется нормативными актами Министерства обороны РФ и внутренними регламентами делопроизводства. Ниже приведены актуальные сведения, взятые из официальных источников (сайт Министерства обороны, приказы и инструкции), а также практические рекомендации, которые помогут ускорить процесс и избежать задержек.
Нормативная база
- Приказ Министра обороны РФ от № 845 – «О порядке организации работы по пенсионному обеспечению в Министерстве обороны Российской Федерации». В пункте 10 указано, что личное дело должно быть направлено кадровым органом воинской части в военный комиссариат не позднее 7 рабочих дней со дня издания приказа об исключении из списков личного состава.
- Приказ Министра обороны РФ от № 566 – регламентирует подготовку персонального дела к передаче в течение 35 рабочих дней после получения официального запроса от нового военкомата.
- Федеральный закон № 59‑ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан» – устанавливает, что ответ на поступивший запрос обязан быть дан в течение 30 дней (при необходимости срок может быть продлен, но заявитель обязан быть уведомлен).
- Внутренние инструкции по делопроизводству воинских частей – определяют состав личного дела (обычно 6 частей) и порядок его оформления перед передачей в архив или в другой орган.
Этапы передачи личного дела
- Издание приказа об исключении (или переводе) – документ, фиксирующий факт ухода военнослужащего из части.
- Подготовка кадровым органом – сбор всех необходимых документов (служебная характеристика, выписки из приказов, медицинская карта, данные о наградах и т.д.). Согласно приказу № 566, этот этап занимает до 35 рабочих дней после получения запроса от нового военного комиссариата.
- Оформление сопроводительного письма – указывается исходящий номер, дата отправления и получатель (военный комиссариат по новому месту жительства).
- Передача в почтовую службу – личное дело отправляется фельдъегерско‑почтовой связью (ФПС) для обеспечения сохранности конфиденциальных данных. Среднее время доставки по России составляет от 3 до 7 рабочих дней в зависимости от удаленности пунктов.
- Получение в военкомате – после получения дела военкомат регистрирует его и начинает обработку (назначение пенсии, выдача справок и т.п.).
Сроки, указанные в официальных источниках
| Этап | Нормативный срок | Примечание |
|---|---|---|
| Подготовка личного дела к передаче | до 35 рабочих дней | Приказ № 566 п. 10 |
| Направление дела в военкомат после приказа об исключении | не позднее 7 рабочих дней | Приказ № 845 п. 10 |
| Доставка фельдъегерской связью | 3–7 рабочих дней | Зависит от расстояния и загрузки ФПС |
| Ответ на запрос граждан (если требуется) | 30 дней (с возможным продлением) | ФЗ‑59 ст. 12 |
Факторы, которые могут замедлить процесс
- Неполный комплект документов – отсутствие справок или выписок приводит к возврату дела на доработку.
- Ошибки в оформлении сопроводительного письма – неверный исходящий номер или отсутствие подписи ответственного лица.
- Задержки в работе почтовой службы – особенно в периоды повышенной нагрузки (праздники,).
- Несвоевременное получение запроса от нового военкомата – если запрос приходит позже, срок подготовки начинается с момента его получения.
Как ускорить передачу личного дела
- Заблаговременно готовьте документы – сразу после получения приказа о переводе начните сбор справок и выписок.
- Контролируйте исполнение – назначьте ответственного сотрудника, который будет отслеживать каждый этап и фиксировать даты в журнале учета.
- Используйте электронный документооборот – во многих частях уже внедрены системы ЭДО, которые позволяют передавать scanned‑копии личного дела мгновенно, а оригинал отправлять только для архивного хранения.
- Свяжитесь с военкоматом – после отправления дела позвоните или напишите в военкомат, подтвердив получение и уточнив номер incoming‑документа.
- Храните копии – сделайте электронные копии всех отправленных документов; это поможет быстро восстановить дело в случае утери.
Полезные ссылки на официальные ресурсы
- Официальный сайт Министерства обороны Российской Федерации – раздел «Нормативные акты» (поиск по номерам приказов 845, 566).
- Гарант.Ру – полные тексты Федерального закона № 59‑ФЗ и приказов Минобороны.
- Портал правовой информации – актуальные версии приказов и инструкций по делопроизводству.
Согласно действующим нормативным актам, личное дело из части в часть должно быть подготовлено и отправлено в течение 35 рабочих дней после получения запроса от нового военкомата, а само направление после приказа об исключении осуществляется не позднее 7 рабочих дней. Дополнительное время занимает транспортировка фельдъегерской связью (обычно 3–7 дней). При соблюдении всех регламентов и proactive‑подхода со стороны кадровой службы весь процесс можно уложить в примерно 1,5–2 месяца от момента издания приказа до получения дела в военкомате.
Если вы столкнулись с задержкой, первым шагом является запрос в кадровый орган части о статусе отправления личного дела, а при отсутствии ответа – обращение в военкомат с требованием предоставить информацию о получении дела (согласно ст. 12 ФЗ‑59); Это позволит быстро выявить узкое место и принять меры для его устранения.
Статья подготовлена на основе publicly available официальных источников и актуальна на дату 14 октября 2026 года.